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Comment mieux gérer votre boite mail ?

Je vous propose dans cet article, 5 astuces pour vous permettre de bien organiser votre boite mail et parallèlement, de soulager votre mental !

  • 1 : Séparer la vie personnelle de la vie professionnelle, c’est la base ! Pour plein de raisons, il est nécessaire que vous protégiez votre vie privée en ayant 2 boites mail distinctes. De plus, il est plus professionnel d’avoir une adresse email qui porte le nom de votre entreprise ! Créer une adresse email c’est simple, donc faites-en deux…
  • 2 : Je passe ma vie pro à me désabonner de toutes les newsletters (raison pour laquelle je n’en diffuse pas moi-même à mes clients ou à mon réseau). Si vous souhaitez recevoir des publicités, ok ! mais consacrez leur une adresse email dédiée et ne communiquez votre adresse pro qu’aux pros !
  • 3 : mail traité ? pièce jointe imprimée ou archivée ?… ne gardez pas le mail ! Faites du tri et supprimez régulièrement ce qui n’a plus lieu d’être !
  • 4 : Libérez-vous la tête ! Désactivez les notifications et accordez-vous des moments de qualité. La boite mail, c’est comme le courrier ; si c’est urgent, les gens vous appeleront… Sachez faire le tri et priorisez !
  • 5 : Faites des dossiers organisés. Vous n’êtes pas tenu de tout conserver en classeurs, si vous êtes plus informatique, dématérialisez mais organisez !

Dans mes interventions en entreprise, j’étudie vos besoins et vos habitudes pour adapter mon offre et mon temps de travail : j’observe et j’écoute, pour comprendre et aussi pour respecter vos préférences et vos choix. Ensuite, on adapte pour plus d’efficacité !

Contactez-moi si vous avez besoin d’aide pour vous organiser !

Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, assistante pour entrepreneurs en « mal de secrétaire » à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :

Pourquoi déléguer ?

POURQUOI ??
… déléguer quand on arrive à tout gérer ? « j’ai toujours tout fait tout seul, y’a pas de raisons que je change ça »
… payer quelqu’un pour faire ce qu’on sait faire ? « j’ai pas confiance de toutes façons, je ne veux personne dans mes papiers »

  • Imaginez vous gagnez du temps et de l’efficacité : une assistante s’occupe de prendre la plupart de vos appels pour gérer la prise de rendez-vous et rappelle également les clients/prospects.
  • Imaginez encore… vous vous dégagez du temps, même en semaine : une collaboratrice se charge de préparer chaque mois les documents pour la bonne tenue de la comptabilité et des démarches administratives !
  • Attendez, ce n’est pas fini : et si vous êtiez plus rentable en travaillant à deux : une bonne organisation et gestion des encaissements (des relances, des litiges et des impayés) pour une meilleure santé de votre trésorerie !

Le temps c’est de l’argent ! (et ce n’est pas moi qui le dit !)

En tant qu’assistante à mon compte depuis 4 ans maintenant, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :

  • de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
  • en télétravail ou en entreprise !

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer ! (et ça c’est moi qui le dit !)

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Happy Birthday !

L’entreprise fête son 4ème anniversaire ! Madame Lucile célèbre ses 4 ans déja 🙂

!
« Oh la la, c’est fou comme le temps passe ! » – Je me souviens de mes petits débuts où j’osais à peine assumer mon projet : un métier peu connu et pas reconnu en tant qu’indépendante !
« J’ai bien grandi (même si j’aime toujours autant les licornes) ! » – Etre entourée, pouvoir parler de son entreprise et de soi-même, c’est indispensable. On ne peut pas tout porter toute seule.

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Je remercie :

  • mes clients de longue date, mes nouveaux clients, pour leur confiance : sans vous, impossible d’avancer ! J’aime quand on mène nos petits et grands combats administratifs ensemble. Je suis soucieuse de vous apporter plus de serenité dans votre gestion d’entreprise.
  • le groupe d’entrepreneuses Le Café des Entrepreneuses et les Caféinées pour les mises en relation, les échanges, les missions (à l’arrache parfois !) mais qu’est-ce que ça vaut le coup ! et les ateliers, quelle merveille de se retrouver de temps en temps pour s’offrir un peu de déconnexion !
  • VOUS aussi, évidemment, en me suivant de près ou de loin et qui, grâce à vos pouces, vos likes et vos partages, m’encourager plus que vous ne le croyez !

En bref, cette année 2025 j’accompagne encore et encore, mais différemment que l’an passé. Le planning se module à la carte pour mes clients. Je vais découvrir cette année une nouvelle configuration que j’ai hâte de tester !

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Et les avis client dans tout ça ?

70% des Français consultent les avis d’un établissement. Vous ne pouvez pas passer à côté de ça !

Vous êtes entrepreneurs ? Est-ce que vous sollicitez vos clients pour déposer des avis ? Non… manque d’envie, manque de temps : vous pouvez donner toutes les raisons que vous voulez, il y en a une à ne pas oublier : ce n’est tout simplement pas votre métier. Vous avez du travail chez vos clients, dans votre commerce, il est normal que vous n’ayez pas de temps à consacrer à la collecte et la gestion de vos avis;

La e-reputation fait partie de la communication autour de votre entreprise. Si les clients que vous avez servi sont satisfaits, ils seront ravis de partager leur expérience. Le tout étant de leur permettre de le faire facilement et rapidement. Ils sont encore peu nombreux à écrire leur satisfaction spontanément car parfois ils ne savent pas où mettre un message… Différents outils très simples et surtout gratuits peuvent être mis en place.

Si ce sujet vous interroge, vous pouvez me contacter pour faire le point sur ce qui serait adapté à votre activité. Confiez-moi la mise en place de la collecte/gestion de vos prochains avis clients.

En tant que secrétaire indépendante, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :

  • de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
  • en télétravail ou en entreprise !

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A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?

Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.

Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication !
◽️De la simple rédaction de courrier
◽️Du suivi de dossier
◽️De l’organisation avec le cabinet comptable
◽️De la préparation de bilan
◽️De la gestion de litige
◽️Du suivi clients et fournisseurs
◽️Du pointage et rapprochements bancaires
◽️De la mise à jour de site internet
◽️De la mise à jour de réseaux sociaux
◽️De la gestion des avis clients
◽️De la création de visuels de communication
◽️De l’organisation de planning
◽️De la mise en place d’affichage obligatoire

J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?

Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !

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Comment trouver l’équilibre entre le pro et le perso ?

Vous venez de vous mettre votre compte ou votre structure a pris de l’ampleur, vous vous sentez seul.e face à vos démarches : faites-vous aider et ne restez pas dans votre coin !

Dire « j’ai besoin d’aide » ne remet pas en cause vos capacités ni votre talent.

Il s’agit de se délester d’un poids, de déléguer des tâches qui vous éloigne de votre cœur de métier… La charge mentale, vous connaissez ? Lorsque l’on décide d’entreprendre, il y a déja de nombreuses raisons qui nous poussent à faire ce choix :

  • décider de son planning
  • travailler avec qui on veut
  • faire les choses à sa façon
  • travailler où l’on veut

Bref, être « libre » !

Ce que vous n’avez pas forcément vu venir, c’est la quantité de travail en terme d’administratif, il faut dire que la France est spécialiste en la matière. Aujourd’hui, exit le coup de fil à un fournisseur pour lui faire rajouter 2 pièces de la commande de la semaine dernière, c’est mail avec bon de commande à retourner signé… Il en est de même avec la partie commerciale : s’assurer que les clients ont bien envoyé les justificatifs nécessaires ainsi que leur devis signé, leur acompte et que tout est opérationnel pour le début de votre mission. Ce ne sont que de simples exemples, mais tout le monde se reconnaitra…

Vous pouvez faire le choix de ne pas déléguer ces tâches : chaque corps de métier a ses propres recettes et il n’est pas forcément évident de trouver du temps pour former quelqu’un au bureau (déja qu’il faut surveiller ce qu’il se passe sur le terrain). On ne peut pas être au four et au moulin ! Par contre, il y a des tâches administratives qui sont récurrentes et qui sont à faire quelque soit le secteur d’activité. C’est là que j’interviens :

  • envoyer les éléments au comptable pour la TVA
  • pointer le relevé bancaire
  • faire de la saisie logiciel devis/factures
  • checker les mails et les trier
  • rappeler des clients ou fournisseurs
  • gérer les dossiers administratifs
  • classer les documents et archiver
  • mettre à jour la communication

Tous les entrepreneurs ont des besoins en soutien administratif, il y a que pour les assistantes administratives que tout ça n’est pas une corvée. Alors, il n’y a pas mille façons de réfléchir à la situation : listez ces tâches, passez un coup de téléphone, demandez un devis pour vous faire aider dans vos démarches administratives !

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Qu’en est-il de mon expérience en cabinet comptable ?

Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.

Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.

Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.

Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.

Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :

  • quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
  • quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
  • pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
  • pour faciliter l’organisation au sein de la structure

Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.

Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.

Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !

Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…

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Qu’est ce que la formation ASCA E1 ?

Afin de mieux répondre à la demande de ma clientèle, j’ai décidé de bénéficier de mes droits à la formation cumulés pendant mes années de salariat. En effet, lors qu’on est salarié, on cotise chaque mois sur ses cotisations salariales pour le droit à la formation. Pour savoir si vous avez des droits à la formation, connectez-vous directement sur le site MON COMPTE FORMATION.

En étudiant les besoins de mes clients et futurs clients, j’ai constaté que malgré mes diverses compétences et ma polyvalence en secrétariat, il me manquait un petit plus pour valoriser mes capacités en assistance administrative et secrétariat indépendant.

Aujourd’hui, je suis inscrite en formation ASCA-E1 : Administration des ventes, des achats et des règlements de la PME. Grâce à ce module de 140 heures, je serai à même de vous proposer de façon officielle des prestations d’assistante comptable et administrative. Le programme proposé par le centre de formation comporte les modules suivants :

  • Utiliser le schéma de construction des documents comptables
  • Comptabiliser les factures fournisseurs
  • Comptabiliser les écritures liées aux salaires
  • Calculer les échéances d’un emprunt
  • Comptabiliser les écritures de trésorerie
  • Comptabiliser les écritures liées aux subventions

Dans un précédent article, je vous parlais de ce rapport entre le secrétariat et la comptabilité ; il y a une réglementation très stricte à ce sujet (lien vers l’article >>) et les tâches d’une assistante administrative ne sont pas les mêmes qu’une assistance comptable, il faut être vigilant et ne pas risquer de tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité !

Grâce à cette formation et en accord avec votre Expert-Comptable, je pourrais vous proposer officiellement des prestations liées à ces tâches :

  • facturation et devis
  • rapprochements
  • saisie comptable
  • déclaration de TVA
  • déclaration acompte IS
  • …

En attendant, je reste à votre disposition pour toute demande en soutien administratif et communication. Nous vous laissez pas déborder par les tâches administratives, concentrez-vous sur votre activité principale et déléguez à une secrétaire indépendante !

Il y a autant de possibilité qu’il y a de tâches à effectuer !

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aides aux entreprises suite au covid

Quelles aides aux entreprises suite à la Covid ?

Suite à la crise sanitaire qui touche la planète entière depuis plus d’un an, nombres de structures ont dû fermer leurs portes, en France et ailleurs… c’est tout un secteur qui se retrouve paralysé face à cette crise, un grand nombre de dirigeants ne peuvent pas faire travailler leurs salariés et enregistre un chiffre d’affaires nul. L’état débloque petit à petit un certains nombres d’aides que vous pouvez consulter sur le site du gouvernement.

Dans le cadre de l’assistance administrative que je propose grâce à mon entreprise Madame Lucile, secrétaire indépendante en Vendée, je peux vous aider à monter des dossiers de demandes d’aides. Il suffit de me confier les justificatifs nécessaires au montage de votre dossier et je m’occupe du reste (coût minimum horaire 35€ jusqu’à 50€ pour les dossiers basiques).

De plus, grâce à mon expérience en marketing et communication, je peux vous aider à mettre en place de nouveaux outils numériques pour vous aider au développement de votre structure. L’Etat met en place à partir de janvier 2021 un plan pour accompagner les entreprises vers le numérique, aide aux entreprises pour faciliter le e-commerce…

On peut se demander si nous serons à nouveau confinés, comment vont faire les commerces/restaurateurs qui ne peuvent pas ouvrir et qui ne sont pas visibles sur internet pour les clients.

Il est important malgré la situation de fermeture de garder le contact avec vos clients, de fédérer votre communauté autour de vous… En plus de garder vos clients sous le coude, cette situation d’échange virtuel vous permet de recevoir des marques de soutien, ce qui est motivant en cette période compliquée.

La décision vous appartient. Mais vous ne croyez pas que si des aides sont débloquées, vous devriez vous y intéresser ? Il n’y a pas de raison pour que vous ne puissiez pas en bénéficier : Un plan pour accompagner la numérisation des commerçants | economie.gouv.fr

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Secrétaire indépendante en Vendée

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante en Vendée car vous faîtes face à un surcroit de tâches administratives au sein de votre entreprise : votre collaboratrice, ou vous-même, êtes débordés, un membre de l’équipe est absent, ou bien vous n’avez pas de secrétaire et n’avez jamais délégué de tâches administratives.

secrétaire indépendante en Vendée
La secrétaire indépendante est une solution !

Après 10 ans de gestion administrative dans un établissement hôtelier, j’ai appris à planifier les tâches comme à gérer les imprévus. Quand on est chef d’entreprise, on est confronté à de multiples travaux administratifs qui peuvent facilement nous détourner de notre activité principale, nous prendre du temps et finalement risquent même de nous démotiver.

  • comptabilité courante : tri et rapprochements des factures, traitement et suivi clients, gestion des contrats fournisseurs
  • gestion salariale : recrutement, entretien d’embauche, DPAE, plannings mensuels et annualisation, congés payés
  • administratif : suivi de dossiers, saisie de courriers, paramétrage, inventaires
  • communication : mise à jour de vos documentations comme les flyers, cartes de visite, réalisation de produits dérivés
  • internet : animation et création de vos réseaux sociaux, mise à jour de votre site internet, gestion de avis en ligne (e-reputation)

Quelles soient lourdes ou récurrentes, prévisibles ou accidentelles, ces tâches sont véritablement chronophages pour vous. Il est temps de vous pencher sur la question de la secrétaire indépendante.

Avec Madame Lucile, secrétaire indépendante en Vendée, les prestations sont proposées à la carte, avec ou sans engagement. Vous restez maître de la situation : découvrez les avantages d’une secrétaire indépendante en lisant cet article >>

Relation de confiance, rigueur et réactivité : les maîtres-mots de la secrétaire indépendante pour 80% d’entre-vous.

Source : étude de marché Madame Lucile (2020)

Pour toutes ces raisons, j’ai souhaité créer mon entreprise de secrétariat indépendant en Vendée. Mon but étant de pouvoir vous assister, vous aider et vous permettre de gagner du temps en vous proposant de déléguer la partie administrative.

N’hésitez pas à me contacter pour tout complément d’information : 06 84 41 42 15.

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