secrétaire vendée

Vous venez de vous mettre votre compte ou votre structure a pris de l’ampleur, vous vous sentez seul.e face à vos démarches : faites-vous aider et ne restez pas dans votre coin !

Dire « j’ai besoin d’aide » ne remet pas en cause vos capacités ni votre talent.

Il s’agit de se délester d’un poids, de déléguer des tâches qui vous éloigne de votre cœur de métier… La charge mentale, vous connaissez ? Lorsque l’on décide d’entreprendre, il y a déja de nombreuses raisons qui nous poussent à faire ce choix :

décider de son planning
travailler avec qui on veut
faire les choses à sa façon
travailler où l’on veut

Bref, être « libre » !

Ce que vous n’avez pas forcément vu venir, c’est la quantité de travail en terme d’administratif, il faut dire que la France est spécialiste en la matière. Aujourd’hui, exit le coup de fil à un fournisseur pour lui faire rajouter 2 pièces de la commande de la semaine dernière, c’est mail avec bon de commande à retourner signé… Il en est de même avec la partie commerciale : s’assurer que les clients ont bien envoyé les justificatifs nécessaires ainsi que leur devis signé, leur acompte et que tout est opérationnel pour le début de votre mission. Ce ne sont que de simples exemples, mais tout le monde se reconnaitra…

Vous pouvez faire le choix de ne pas déléguer ces tâches : chaque corps de métier a ses propres recettes et il n’est pas forcément évident de trouver du temps pour former quelqu’un au bureau (déja qu’il faut surveiller ce qu’il se passe sur le terrain). On ne peut pas être au four et au moulin ! Par contre, il y a des tâches administratives qui sont récurrentes et qui sont à faire quelque soit le secteur d’activité. C’est là que j’interviens :

envoyer les éléments au comptable pour la TVA
pointer le relevé bancaire
faire de la saisie logiciel devis/factures
checker les mails et les trier
rappeler des clients ou fournisseurs
gérer les dossiers administratifs
classer les documents et archiver
mettre à jour la communication

Tous les entrepreneurs ont des besoins en soutien administratif, il y a que pour les assistantes administratives que tout ça n’est pas une corvée. Alors, il n’y a pas mille façons de réfléchir à la situation : listez ces tâches, passez un coup de téléphone, demandez un devis pour vous faire aider dans vos démarches administratives !

Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.

J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !

Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?

L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.

Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.

Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !

Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :

FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
- idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
- idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
- il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
- il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.
Madame Lucile

Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !

Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.

Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.

N’hésitez pas à me contacter au 06 84 41 42 15 ou via la rubrique Contact pour envoyer directement un email :

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Comment trouver l’équilibre entre le pro et le perso ?

Comment organiser le temps d’une secrétaire indépendante ?