POURQUOI ?? … déléguer quand on arrive à tout gérer ? « j’ai toujours tout fait tout seul, y’a pas de raisons que je change ça » … payer quelqu’un pour faire ce qu’on sait faire ? « j’ai pas confiance de toutes façons, je ne veux personne dans mes papiers »
Imaginez vous gagnez du tempset de l’efficacité : une assistante s’occupe de prendre la plupart de vos appels pour gérer la prise de rendez-vous et rappelle également les clients/prospects.
Imaginez encore… vous vous dégagez du temps, même en semaine : une collaboratrice se charge de préparer chaque mois les documents pour la bonne tenue de la comptabilité et des démarches administratives !
Attendez, ce n’est pas fini : et si vous êtiez plus rentable en travaillant à deux : une bonne organisation et gestion des encaissements (des relances, des litiges et des impayés) pour une meilleure santé de votre trésorerie !
Le temps c’est de l’argent ! (et ce n’est pas moi qui le dit !)
En tant qu’assistante à mon compte depuis 4 ans maintenant, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :
de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
en télétravail ou en entreprise !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer ! (et ça c’est moi qui le dit !)
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L’entreprise fête son 4ème anniversaire ! Madame Lucile célèbre ses 4 ans déja 🙂
! « Oh la la, c’est fou comme le temps passe ! » – Je me souviens de mes petits débuts où j’osais à peine assumer mon projet : un métier peu connu et pas reconnu en tant qu’indépendante ! « J’ai bien grandi (même si j’aime toujours autant les licornes) ! » – Etre entourée, pouvoir parler de son entreprise et de soi-même, c’est indispensable. On ne peut pas tout porter toute seule.
Je remercie :
mes clients de longue date, mes nouveaux clients, pour leur confiance : sans vous, impossible d’avancer ! J’aime quand on mène nos petits et grands combats administratifs ensemble. Je suis soucieuse de vous apporter plus de serenité dans votre gestion d’entreprise.
le groupe d’entrepreneuses Le Café des Entrepreneuses et les Caféinées pour les mises en relation, les échanges, les missions (à l’arrache parfois !) mais qu’est-ce que ça vaut le coup ! et les ateliers, quelle merveille de se retrouver de temps en temps pour s’offrir un peu de déconnexion !
VOUS aussi, évidemment, en me suivant de près ou de loin et qui, grâce à vos pouces, vos likes et vos partages, m’encourager plus que vous ne le croyez !
En bref, cette année 2025 j’accompagne encore et encore, mais différemment que l’an passé. Le planning se module à la carte pour mes clients. Je vais découvrir cette année une nouvelle configuration que j’ai hâte de tester !
En tant que secrétaire indépendante depuis 3 ans à Landevieille en Vendée, mon rôle est d’assister les entrepreneurs, les entrepreneuses dans le quotidien de la gestion d’une entreprise. Quand on créé son entreprise, on est souvent seul au démarrage ; on a se fixe des objectifs (souvent financiers avant-tout) et puis on rempli son carnet de commandes : on est au four et au moulin, et on aime ça !
Mais, arrive le « mais » : le multitasking n’est pas une situation durable, vous risquez de vous épuiser et vous démotiver en vous éloignant de votre coeur de métier. La gestion, ce n’est pas pour tout le monde. De plus, le fait de rester seul dans ses habitudes ce n’est pas non plus une bonne chose. Ouvrir son esprit à de nouvelles techniques, à un nouveau regard sur votre activité vous aide à maintenir un effet de veille (comme lors de votre création, rappelez-vous de votre business plan et de votre réflexion de départ).
Grâce à mon entreprise, je vous assiste dans la gestion quotidienne et les tâches administratives. Ce que j’aime dans mon métier c’est ça :
Vous rendre service, vous aider
Vous faire gagner du temps (et de l’argent !)
Trouver des astuces, mettre en place des process : simple et efficace
Bosser dans l’urgence : les prépas de bilans, la compta en retard : j’adore !
M’adapter à tous types de structures, et découvrir des activités nouvelles
Retrouver une équipe
Fort d’une expérience de 10 ans en gestion administrative, je vous propose de déléguer les tâches qui vous éloigne de votre cœur de métier : gestion du courrier, saisie et suivi de dossiers, relances clients et fournisseurs, facturation et devis ; mise à jour vos fichiers clients et fournisseurs, vos emails-type (paramétrage de messagerie)… Tout est possible !
J’étudie au mieux vos besoins pour adapter mon offre et mon temps de travail : pas de surcoût, pas de charges sociales… je suis entrepreneure, comme vous ! Contactez-moi au 06 84 41 42 15 !
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70% des Français consultent les avis d’un établissement. Vous ne pouvez pas passer à côté de ça !
Vous êtes entrepreneurs ? Est-ce que vous sollicitez vos clients pour déposer des avis ? Non… manque d’envie, manque de temps : vous pouvez donner toutes les raisons que vous voulez, il y en a une à ne pas oublier : ce n’est tout simplement pas votre métier. Vous avez du travail chez vos clients, dans votre commerce, il est normal que vous n’ayez pas de temps à consacrer à la collecte et la gestion de vos avis;
La e-reputation fait partie de la communication autour de votre entreprise. Si les clients que vous avez servi sont satisfaits, ils seront ravis de partager leur expérience. Le tout étant de leur permettre de le faire facilement et rapidement. Ils sont encore peu nombreux à écrire leur satisfaction spontanément car parfois ils ne savent pas où mettre un message… Différents outils très simples et surtout gratuits peuvent être mis en place.
Si ce sujet vous interroge, vous pouvez me contacter pour faire le point sur ce qui serait adapté à votre activité. Confiez-moi la mise en place de la collecte/gestion de vos prochains avis clients.
En tant que secrétaire indépendante, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :
de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
en télétravail ou en entreprise !
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Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.
Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication ! ◽️De la simple rédaction de courrier ◽️Du suivi de dossier ◽️De l’organisation avec le cabinet comptable ◽️De la préparation de bilan ◽️De la gestion de litige ◽️Du suivi clients et fournisseurs ◽️Du pointage et rapprochements bancaires ◽️De la mise à jour de site internet ◽️De la mise à jour de réseaux sociaux ◽️De la gestion des avis clients ◽️De la création de visuels de communication ◽️De l’organisation de planning ◽️De la mise en place d’affichage obligatoire
J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?
Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !
Vous venez de vous mettre votre compte ou votre structure a pris de l’ampleur, vous vous sentez seul.e face à vos démarches : faites-vous aider et ne restez pas dans votre coin !
Dire « j’ai besoin d’aide » ne remet pas en cause vos capacités ni votre talent.
Il s’agit de se délester d’un poids, de déléguer des tâches qui vous éloigne de votre cœur de métier… La charge mentale, vous connaissez ? Lorsque l’on décide d’entreprendre, il y a déja de nombreuses raisons qui nous poussent à faire ce choix :
décider de son planning
travailler avec qui on veut
faire les choses à sa façon
travailler où l’on veut
Bref, être « libre » !
Ce que vous n’avez pas forcément vu venir, c’est la quantité de travail en terme d’administratif, il faut dire que la France est spécialiste en la matière. Aujourd’hui, exit le coup de fil à un fournisseur pour lui faire rajouter 2 pièces de la commande de la semaine dernière, c’est mail avec bon de commande à retourner signé… Il en est de même avec la partie commerciale : s’assurer que les clients ont bien envoyé les justificatifs nécessaires ainsi que leur devis signé, leur acompte et que tout est opérationnel pour le début de votre mission. Ce ne sont que de simples exemples, mais tout le monde se reconnaitra…
Vous pouvez faire le choix de ne pas déléguer ces tâches : chaque corps de métier a ses propres recettes et il n’est pas forcément évident de trouver du temps pour former quelqu’un au bureau (déja qu’il faut surveiller ce qu’il se passe sur le terrain). On ne peut pas être au four et au moulin ! Par contre, il y a des tâches administratives qui sont récurrentes et qui sont à faire quelque soit le secteur d’activité. C’est là que j’interviens :
envoyer les éléments au comptable pour la TVA
pointer le relevé bancaire
faire de la saisie logiciel devis/factures
checker les mails et les trier
rappeler des clients ou fournisseurs
gérer les dossiers administratifs
classer les documents et archiver
mettre à jour la communication
Tous les entrepreneurs ont des besoins en soutien administratif, il y a que pour les assistantes administratives que tout ça n’est pas une corvée. Alors, il n’y a pas mille façons de réfléchir à la situation : listez ces tâches, passez un coup de téléphone, demandez un devis pour vous faire aider dans vos démarches administratives !
Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.
Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.
Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.
Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.
Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :
quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
pour faciliter l’organisation au sein de la structure
Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.
Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.
Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !
Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…
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Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.
J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !
Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?
L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.
Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.
Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !
Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :
FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.
Madame Lucile
Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !
Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.
Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.
Vous êtes chef d’entreprise ? ou président d’une association ? Vous êtes indépendant dans tout domaine d’activité ?
Vous vous demandez si vous ne pourriez pas trouver quelqu’un qui puisse se charger des papiers, ou d’organiser votre bureau et vos dossiers pour que vous puissiez souffler un peu. Vous n’êtes pas en mesure d’embaucher car vous n’êtes pas sûr de pouvoir fournir du travail sur toute une semaine, et vos locaux ne permettent pas l’installation d’un bureau…
J’ai créé Madame Lucile pour vous aider. Je souhaitais trouver un compromis intéressant pour exercer un métier qui me plaît et permettre à diverses structures en mal de secrétaire de pouvoir quand même avoir une solution pour déléguer des tâches de gestion administrative.
Après plus de 6 mois d’existence, je suis ravie d’avoir été à la rencontre de certains d’entre-vous et d’avoir pu vous aider dans vos démarches : de la rédaction de courrier à la programmation et l’envoi d’emailings, de la création de visuels à la création de pages professionnelles sur les réseaux sociaux, en passant par l’animation de pages Facebook et la création de cartes de visites (Voir mes créations sur cette page >>).
J’ai la chance d’avoir toujours travaillé dans la région et de connaître déjà différents types de fournisseurs dans tous les domaines, grâce à mon expérience en gestion d’hôtellerie de plein-air. Malgré tout, j’ai soif de découvrir de nouveaux milieux professionnels, d’évoluer encore et de rencontrer de nouvelles personnes afin d’étendre mon réseau et mes compétences.
Vos réponses m’aideront à comprendre vos éventuelles difficultés et vous proposer si possible une solution adaptée. Il n’est pas facile de déléguer, mais ça n’est pas une fatalité : chacun son domaine de compétences, chacun son travail !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer !
Quand on est secrétaire indépendante, on télétravaille souvent et très régulièrement chez soi. Il est donc plus compliqué de rencontrer du monde, et petit à petit on peut entrer dans un cercle vicieux et ne plus chercher à sortir prospecter ou se faire du réseau…
Comment se faire du réseau en tant qu’entrepreneur ?
Confinement oblige cette année encore, les sorties et les retrouvailles entre amis sont limitées voire impossible ; les rencontres professionnelles difficiles voire régulièrement annulées. Même dans le milieu associatif, on se contente de visioconférences pour les réunions ; et les moments de convivialité qui nous paraissaient si simples il y a deux ans, sont aujourd’hui impossibles voire interdits !
Quand on entreprend, on a envie de partager avec les autres, de parler de son projet d’entreprise. C’est même vital ! Il faut parler de ses idées, confronter les points de vue pour préparer son pitch, son argumentaire. Il est essentiel d’échanger et de rester actif. De même lorsqu’on est face à une décision liée à l’évolution de sa structure, évolution des besoins, il est nécessaire d’être entouré de personnes encourageantes mais également de personnes qui vivent la même situation pour échanger sur « du concret ».
Quel réseau choisir ? Chaque réseau a un mot d’ordre définissant ses objectifs et peut proposer un programme de réunions ou de rencontres sur des thèmes divers et variés, et une séance d’essai. Vous pouvez opter par un réseau local très proche physiquement de chez vous, ou au contraire un réseau à portée départementale (voire nationale !) afin d’étendre votre rayonnement. J’ajouterai que quand on entreprend, on met sa personnalité dans l’image de notre entreprise, pour qu’elle soit authentique. Il en va de même pour les réseaux : choisissez le réseau qui correspond à votre personnalité et à votre façon de voir les choses.
Mon témoignage : J’ai découvert un groupe d’entrepreneuses via Instagram (comme quoi les réseaux sociaux…) qui m’a permis de suivre une formation découverte lors d’un atelier visio… J’ai senti une réelle osmose entre toutes les participantes ce qui m’a profondément soulagé : je ne me sentais plus seule face à mes « petites questions bêtes » (on en a tous, n’est-ce-pas !?). Dans la suite logique, j’ai décidé d’adhérer à leur réseau LE CAFE DES ENTREPRENEUSES VENDEE : j’ai déjà pu me présenter à quelques reprises, à des personnes que je ne connaissais pas et qui ne connaissait pas mon secteur d’activité. Ce genre de réunions, même si c’est en visio, sont un véritable bénéfice et le fait de pouvoir échanger entre entrepreneurs est vraiment salutaire. J’ai hâte de les retrouver à notre prochaine rencontre !
Si cet article résonne en vous et que vous souhaitez en savoir plus sur ce réseau ou sur mes prestations en secrétariat, n’hésitez pas à me contacter. Je serai ravie de répondre à vos questions.
