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Comment organiser le temps d’une secrétaire indépendante ?

Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.

J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !

Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?

L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.

Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.

Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !


Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :

  • FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
    • idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
  • FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
    • idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
  • FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
    • il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
  • FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
    • il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.

Madame Lucile

Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !


Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.

Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.

N’hésitez pas à me contacter au 06 84 41 42 15 ou via la rubrique Contact pour envoyer directement un email :

Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :

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Quels sont vos besoins en entreprise ?

Vous êtes chef d’entreprise ? ou président d’une association ? Vous êtes indépendant dans tout domaine d’activité ?

Vous vous demandez si vous ne pourriez pas trouver quelqu’un qui puisse se charger des papiers, ou d’organiser votre bureau et vos dossiers pour que vous puissiez souffler un peu. Vous n’êtes pas en mesure d’embaucher car vous n’êtes pas sûr de pouvoir fournir du travail sur toute une semaine, et vos locaux ne permettent pas l’installation d’un bureau

J’ai créé Madame Lucile pour vous aider. Je souhaitais trouver un compromis intéressant pour exercer un métier qui me plaît et permettre à diverses structures en mal de secrétaire de pouvoir quand même avoir une solution pour déléguer des tâches de gestion administrative.

Après plus de 6 mois d’existence, je suis ravie d’avoir été à la rencontre de certains d’entre-vous et d’avoir pu vous aider dans vos démarches : de la rédaction de courrier à la programmation et l’envoi d’emailings, de la création de visuels à la création de pages professionnelles sur les réseaux sociaux, en passant par l’animation de pages Facebook et la création de cartes de visites (Voir mes créations sur cette page >>).

De quelques heures pour une mission ponctuelle à un engagement mutuel via le contrat de prestation de services

J’ai la chance d’avoir toujours travaillé dans la région et de connaître déjà différents types de fournisseurs dans tous les domaines, grâce à mon expérience en gestion d’hôtellerie de plein-air. Malgré tout, j’ai soif de découvrir de nouveaux milieux professionnels, d’évoluer encore et de rencontrer de nouvelles personnes afin d’étendre mon réseau et mes compétences.

Pour mieux connaître et suivre l’évolution de vos besoins, je vous propose de répondre à ce questionnaire très simple (6 questions, cas à cocher) en cliquant directement sur le lien questionnaire Google Forms Madame Lucile | Secrétaire Indépendante pour les entreprises >>

Vos réponses m’aideront à comprendre vos éventuelles difficultés et vous proposer si possible une solution adaptée. Il n’est pas facile de déléguer, mais ça n’est pas une fatalité : chacun son domaine de compétences, chacun son travail !

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer !

Madame Lucile | Secrétaire Indépendante

N’hésitez pas à me contacter au 06 84 41 42 15 ou via la rubrique Contact pour envoyer directement un email :

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Qu’est ce que le contrat de prestation de services ?

Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille, propose des missions ponctuelles pour les professionnels et les entreprises ainsi que des contrats de prestation de services.

Chaque structure a ses propres besoins et aujourd’hui il est essentiel de pouvoir s’adapter à chacune de vos demandes. Pour des missions courtes, ponctuelles, la simple validation du devis suffit à déclencher le début de ma mission : création d’un emailing (1h), saisie de fichiers clients (4h), rédaction de mails-types (4h)… Dans ces cas-là, la signature d’un contrat de prestation de services n’est pas nécessaire. La facture est adressée en fin de mission afin de la clôturer.

Pour les missions plus longues et récurrentes, comme la mise en place d’une page Facebook avec publications régulières ou l’envoi d’emails clients, le suivi des paiements clients et la relance ; le forfait proposé peut être mensuel. Afin d’être le plus transparente possible sur les conditions et l’engagement entre Madame Lucile et votre entreprise, j’ai souhaité mettre en place un contrat de prestation de services qui reprend toutes les informations essentielles à la bonne réalisation de ma mission et au respect de notre engagement mutuel. Ce document précise par exemple les modalités d’exécution du contrat ; la possibilité, en cas d’empêchement pour raisons personnelles, d’avoir recours à un sous-traitant afin d’assurer la mission, les modalités de paiement, la durée de mission, les obligations légales, la confidentialité…

Vous l’avez fait remarqué lors de mon enquête au moment de la création de mon entreprise de secrétariat : la confiance est un atout clé de notre relation ! Et j’ajouterai que la confiance se construit et grandit au fur et à mesure !

Concernant les modalités de paiement du contrat de prestation de services, le but est de permettre à votre entreprise de budgétiser la mission et d’en faciliter le paiement en mettant en place un échéancier mensuel. Ceci permet d’éviter d’avoir une grosse facture en fin de mission, et surtout il assure à ma petite entreprise un revenu régulier afin de payer mes charges !

Cliquez-ici pour lire le document contrat de prestation de services de secrétaire indépendante Madame Lucile >>

J’espère que cet article pourra vous éclairer sur ma manière de travailler. Madame Lucile a de plus en plus de clients réguliers que je mettrai prochainement en lumière sur le site et les réseaux sociaux dans la rubrique « ils me font confiance ».

N’hésitez pas à me contacter, même si vous n’êtes qu’en réflexion sur la possibilité d’externaliser des tâches… Pensez à vous dégager du temps en me confiant ce qui vous éloigne de votre cœur de métier !

appelez-moi au 06 84 41 42 15 !