Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.
Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication ! ◽️De la simple rédaction de courrier ◽️Du suivi de dossier ◽️De l’organisation avec le cabinet comptable ◽️De la préparation de bilan ◽️De la gestion de litige ◽️Du suivi clients et fournisseurs ◽️Du pointage et rapprochements bancaires ◽️De la mise à jour de site internet ◽️De la mise à jour de réseaux sociaux ◽️De la gestion des avis clients ◽️De la création de visuels de communication ◽️De l’organisation de planning ◽️De la mise en place d’affichage obligatoire
J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?
Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !
Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.
J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !
Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?
L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.
Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.
Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !
Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :
FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.
Madame Lucile
Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !
Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.
Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.
Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante en Vendée car vous faîtes face à un surcroit de tâches administratives au sein de votre entreprise : votre collaboratrice, ou vous-même, êtes débordés, un membre de l’équipe est absent, ou bien vous n’avez pas de secrétaire et n’avez jamais délégué de tâches administratives.
La secrétaire indépendante est une solution !
Après 10 ans de gestion administrative dans un établissement hôtelier, j’ai appris à planifier les tâches comme à gérer les imprévus. Quand on est chef d’entreprise, on est confronté à de multiples travaux administratifs qui peuvent facilement nous détourner de notre activité principale, nous prendre du temps et finalement risquent même de nous démotiver.
comptabilité courante : tri et rapprochements des factures, traitement et suivi clients, gestion des contrats fournisseurs
administratif : suivi de dossiers, saisie de courriers, paramétrage, inventaires
communication : mise à jour de vos documentations comme les flyers, cartes de visite, réalisation de produits dérivés
internet : animation et création de vos réseaux sociaux, mise à jour de votre site internet, gestion de avis en ligne (e-reputation)
Quelles soient lourdes ou récurrentes, prévisibles ou accidentelles, ces tâches sont véritablement chronophages pour vous. Il est temps de vous pencher sur la question de la secrétaire indépendante.
Relation de confiance, rigueur et réactivité : les maîtres-mots de la secrétaire indépendante pour 80% d’entre-vous.
Source : étude de marché Madame Lucile (2020)
Pour toutes ces raisons, j’ai souhaité créer mon entreprise de secrétariat indépendant en Vendée. Mon but étant de pouvoir vous assister, vous aider et vous permettre de gagner du temps en vous proposant de déléguer la partie administrative.
N’hésitez pas à me contacter pour tout complément d’information : 06 84 41 42 15.
Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :
Vous êtes professionnel, une entreprise individuelle ou en libéral ;
Vous êtes gérant d’une tpe ou d’une pme ;
Vous êtes commerçant, artisan, restaurateur ;
Votre point commun ? vous êtes entrepreneur et n’avez pas de secrétaire dans votre équipe ou dans votre entourage ! Les tâches administratives sont chronophages et vous devez les délaisser afin de vous consacrer pleinement à votre activité principale.
Quelles tâches administratives pouvez-vous confier à une secrétaire indépendante ?
De part mon expérience en entreprise, je peux vous proposer la prise en charge de tâches administratives liées à la gestion de votre entreprise. Les missions sont variées mais peuvent s’adapter à tous types de structures :
Rédaction de courriers
Suivi de dossiers
Relances clients et fournisseurs, gestion de litiges et impayés
Dossier de subvention, demande d’aides diverses
Paramétrages logiciel (réservation et/ou boutique en ligne…)
Saisie des factures, suivi des paiements et rapprochements
Gestion des relances clients, litiges et retards de paiement
Saisie des encaissements, contrôles des relevés bancaires
D’autres tâches peuvent être également envisagées, elles sont souvent mises au second plan mais elles sont importantes pour l’image que véhicule votre entreprise :
Création et gestion de comptes de réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Linkedin,
Création et mise à jour de votre visibilité sur Google avec Google My Business,
Mise à jour de votre site internet
Gestion et réponses aux avis,
Paramétrages de boîte mail : création de réponses automatiques, création de mails-types, signatures personnalisées…
Création et mise en page de process (formation du personnel)
Création ou mise à jour de vos supports de communication : cartes de visite, tarifs, flyers…
Comment trouve-t-on un nom pour son entreprise quand on a un projet de création ?
On peut facilement utiliser son nom et son prénom, surtout pour des professions libérales ou en tant qu’indépendant dans un domaine administratif. On peut aussi prendre ses initiales ou choisir une image qu’on apprécie et qui nous inspire.
Pour mon projet de création d’entreprise, je souhaitais trouver un nom d’entreprise qui me ressemble et qui me semble facile à mémoriser pour ma clientèle. Je n’avais pas particulièrement envie d’associer mon nom de famille civil avec mon entreprise, l’utilisation de mon prénom me paraissait un choix plus original…
Il faut que l’on s’en souvienne, que ça soit dans l’air du temps et de préférence convivial.
Les souvenirs de ma vie professionnelle passée m’ont beaucoup inspiré. Après des années à fréquenter une multitude de clients, je me suis souvenu d’une personne qui m’a beaucoup marqué. Il s’agit d’un client qui venait en tant que président d’association avec des familles venant de toute la France. Un client fidèle au capital sympathie énorme qui a toujours montré un grand respect envers mon travail et celui de l’équipe. Pendant des années, ce client m’a toujours appelé : Madame Lucile !
Quand ce souvenir est revenu à ma mémoire, après avoir ri, j’ai tout de suite imaginé ma carte de visite et mes flyers. Mes initiales y sont également présentes « L » et « M »… Ce nom m’a donc semblé évident pour mon projet de création d’entreprise.
