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Qu’en est-il de mon expérience en cabinet comptable ?

Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.

Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.

Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.

Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.

Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :

  • quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
  • quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
  • pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
  • pour faciliter l’organisation au sein de la structure

Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.

Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.

Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !

Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…

Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :

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Qu’est ce que la formation ASCA E1 ?

Afin de mieux répondre à la demande de ma clientèle, j’ai décidé de bénéficier de mes droits à la formation cumulés pendant mes années de salariat. En effet, lors qu’on est salarié, on cotise chaque mois sur ses cotisations salariales pour le droit à la formation. Pour savoir si vous avez des droits à la formation, connectez-vous directement sur le site MON COMPTE FORMATION.

En étudiant les besoins de mes clients et futurs clients, j’ai constaté que malgré mes diverses compétences et ma polyvalence en secrétariat, il me manquait un petit plus pour valoriser mes capacités en assistance administrative et secrétariat indépendant.

Aujourd’hui, je suis inscrite en formation ASCA-E1 : Administration des ventes, des achats et des règlements de la PME. Grâce à ce module de 140 heures, je serai à même de vous proposer de façon officielle des prestations d’assistante comptable et administrative. Le programme proposé par le centre de formation comporte les modules suivants :

  • Utiliser le schéma de construction des documents comptables
  • Comptabiliser les factures fournisseurs
  • Comptabiliser les écritures liées aux salaires
  • Calculer les échéances d’un emprunt
  • Comptabiliser les écritures de trésorerie
  • Comptabiliser les écritures liées aux subventions

Dans un précédent article, je vous parlais de ce rapport entre le secrétariat et la comptabilité ; il y a une réglementation très stricte à ce sujet (lien vers l’article >>) et les tâches d’une assistante administrative ne sont pas les mêmes qu’une assistance comptable, il faut être vigilant et ne pas risquer de tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité !

Grâce à cette formation et en accord avec votre Expert-Comptable, je pourrais vous proposer officiellement des prestations liées à ces tâches :

  • facturation et devis
  • rapprochements
  • saisie comptable
  • déclaration de TVA
  • déclaration acompte IS

En attendant, je reste à votre disposition pour toute demande en soutien administratif et communication. Nous vous laissez pas déborder par les tâches administratives, concentrez-vous sur votre activité principale et déléguez à une secrétaire indépendante !

Il y a autant de possibilité qu’il y a de tâches à effectuer !

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Une secrétaire indépendante peut-elle faire de la comptabilité ?

Il y a une différence entre une secrétaire indépendante qui prendra en charge des tâches administratives et une secrétaire dite secrétaire comptable. Il faut faire attention aux dérives parfois involontaires, car à trop vouloir en faire on peut tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité.

Certains parmi vous, particuliers ou professionnels, ne savez pas forcément que certaines activités liés à la gestion comptable relèvent des compétences de l’Ordre des Experts-comptables, il faut donc être prudent et vous renseigner également de votre côté auprès de votre cabinet comptable pour savoir quelles tâches peuvent être déléguées à une secrétaire indépendante.

secrétaire indépendante et comptabilité courante
secrétaire indépendante et gestion comptabilité courante

Ce court article est là pour vous éclairer sur ce fait et déterminer si une secrétaire indépendante peut faire ou non de la comptabilité. On le sait, car on l’a déjà évoqué sur le blog de Madame Lucile, pour les professionnels indépendants qui ne disposent pas d’une secrétaire, les tâches administratives en tout genre peuvent s’accumuler. Pour des raisons diverses, si l’on n’est pas « ami de la paperasse », on peut vite se retrouver à négliger ses comptes bancaires et à se laisser crouler sous les courriers, les relances sans prendre le temps de recontacter les mauvais payeurs (par exemple !).

Un peu de rigueur parfois venue de l’extérieur pour tout remettre au carré ne ferait pas de mal, n’est-ce pas ?

Information : l’exercice de la comptabilité est une activité réglementée qui est régie par l’Ordonnance 45-2138 du 19/9/1945. Il est précisé que les actes comptables ne peuvent pas être réalisés par quelqu’un d’autre qu’un…. comptable ! Le Comptable est en charge de la tenue des comptes. Il rassemble, coordonne et vérifie les données comptables. Il réalise les opérations de clôture et établit la liasse fiscale. Un acte comptable est (attention les gros mots arrivent)… : une imputation ou une codification d’une opération comptable ; comme la tenue de la comptabilité, l’accès au plan comptable, les bilans annuels et la vérification des comptes. Bref, on est comptable ou pas !

Une assistante en gestion administrative et comptable de type secrétaire indépendante, comme Madame Lucile, peut prendre en charge des missions comme les suivantes (cliquez-ici pour voir des exemples de prestations >>)

  • Saisir les devis et les factures (secrétaire commerciale)
  • Suivre les notes de frais
  • Pointer les relevés bancaires et préparer les envois au cabinet comptable
  • Trier et dater les factures pour les envois dématérialisés au cabinet comptable
  • Vérifier et relancer les impayés (clients et fournisseurs)
  • Gérer les éventuels litiges

Malgré la réglementation, il y a tout de même des tâches que vous pouvez déléguer à quelqu’un de compétent qui saura vous faire gagner du temps dans vos démarches et qui pourra devenir un véritable allié dans votre gestion. Le but est que rien ne vous échappe. Gardez tout sous contrôle en travaillant main dans la main avec une secrétaire indépendante.

Si vous vous posez des questions, n’hésitez pas à me contacter ou bien à contacter votre expert comptable pour lui demander précisément si ce projet est envisageable !

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer, n’hésitez pas à vous renseigner !