Il y a une différence entre une secrétaire indépendante qui prendra en charge des tâches administratives et une secrétaire dite secrétaire comptable. Il faut faire attention aux dérives parfois involontaires, car à trop vouloir en faire on peut tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité.
Certains parmi vous, particuliers ou professionnels, ne savez pas forcément que certaines activités liés à la gestion comptable relèvent des compétences de l’Ordre des Experts-comptables, il faut donc être prudent et vous renseigner également de votre côté auprès de votre cabinet comptable pour savoir quelles tâches peuvent être déléguées à une secrétaire indépendante.
Ce court article est là pour vous éclairer sur ce fait et déterminer si une secrétaire indépendante peut faire ou non de la comptabilité. On le sait, car on l’a déjà évoqué sur le blog de Madame Lucile, pour les professionnels indépendants qui ne disposent pas d’une secrétaire, les tâches administratives en tout genre peuvent s’accumuler. Pour des raisons diverses, si l’on n’est pas « ami de la paperasse », on peut vite se retrouver à négliger ses comptes bancaires et à se laisser crouler sous les courriers, les relances sans prendre le temps de recontacter les mauvais payeurs (par exemple !).
Un peu de rigueur parfois venue de l’extérieur pour tout remettre au carré ne ferait pas de mal, n’est-ce pas ?
Information : l’exercice de la comptabilité est une activité réglementée qui est régie par l’Ordonnance 45-2138 du 19/9/1945. Il est précisé que les actes comptables ne peuvent pas être réalisés par quelqu’un d’autre qu’un…. comptable ! Le Comptable est en charge de la tenue des comptes. Il rassemble, coordonne et vérifie les données comptables. Il réalise les opérations de clôture et établit la liasse fiscale. Un acte comptable est (attention les gros mots arrivent)… : une imputation ou une codification d’une opération comptable ; comme la tenue de la comptabilité, l’accès au plan comptable, les bilans annuels et la vérification des comptes. Bref, on est comptable ou pas !
Une assistante en gestion administrative et comptable de type secrétaire indépendante, comme Madame Lucile, peut prendre en charge des missions comme les suivantes (cliquez-ici pour voir des exemples de prestations >>)
- Saisir les devis et les factures (secrétaire commerciale)
- Suivre les notes de frais
- Pointer les relevés bancaires et préparer les envois au cabinet comptable
- Trier et dater les factures pour les envois dématérialisés au cabinet comptable
- Vérifier et relancer les impayés (clients et fournisseurs)
- Gérer les éventuels litiges
Malgré la réglementation, il y a tout de même des tâches que vous pouvez déléguer à quelqu’un de compétent qui saura vous faire gagner du temps dans vos démarches et qui pourra devenir un véritable allié dans votre gestion. Le but est que rien ne vous échappe. Gardez tout sous contrôle en travaillant main dans la main avec une secrétaire indépendante.
Si vous vous posez des questions, n’hésitez pas à me contacter ou bien à contacter votre expert comptable pour lui demander précisément si ce projet est envisageable !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer, n’hésitez pas à vous renseigner !