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blog et articles secrétaire indépendante vendée

Qu’est ce que la formation ASCA E1 ?

Afin de mieux répondre à la demande de ma clientèle, j’ai décidé de bénéficier de mes droits à la formation cumulés pendant mes années de salariat. En effet, lors qu’on est salarié, on cotise chaque mois sur ses cotisations salariales pour le droit à la formation. Pour savoir si vous avez des droits à la formation, connectez-vous directement sur le site MON COMPTE FORMATION.

En étudiant les besoins de mes clients et futurs clients, j’ai constaté que malgré mes diverses compétences et ma polyvalence en secrétariat, il me manquait un petit plus pour valoriser mes capacités en assistance administrative et secrétariat indépendant.

Aujourd’hui, je suis inscrite en formation ASCA-E1 : Administration des ventes, des achats et des règlements de la PME. Grâce à ce module de 140 heures, je serai à même de vous proposer de façon officielle des prestations d’assistante comptable et administrative. Le programme proposé par le centre de formation comporte les modules suivants :

  • Utiliser le schéma de construction des documents comptables
  • Comptabiliser les factures fournisseurs
  • Comptabiliser les écritures liées aux salaires
  • Calculer les échéances d’un emprunt
  • Comptabiliser les écritures de trésorerie
  • Comptabiliser les écritures liées aux subventions

Dans un précédent article, je vous parlais de ce rapport entre le secrétariat et la comptabilité ; il y a une réglementation très stricte à ce sujet (lien vers l’article >>) et les tâches d’une assistante administrative ne sont pas les mêmes qu’une assistance comptable, il faut être vigilant et ne pas risquer de tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité !

Grâce à cette formation et en accord avec votre Expert-Comptable, je pourrais vous proposer officiellement des prestations liées à ces tâches :

  • facturation et devis
  • rapprochements
  • saisie comptable
  • déclaration de TVA
  • déclaration acompte IS

En attendant, je reste à votre disposition pour toute demande en soutien administratif et communication. Nous vous laissez pas déborder par les tâches administratives, concentrez-vous sur votre activité principale et déléguez à une secrétaire indépendante !

Il y a autant de possibilité qu’il y a de tâches à effectuer !

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Comment éviter les impayés ?

Quand on parle d’impayés, on pense toujours au « recouvrement », mais en tant que chef d’entreprise on n’est pas obligé d’en arriver là. Il y a une dizaine d’étapes à réaliser avant de faire appel à un service de recouvrement ! Pour être payé, il faut avoir informé son client de ses propres modalités de paiements : délai, modes de paiement possibles…

Avant toute chose, avez-vous mis en place les bons outils ?

  • Votre devis fait-il mention des modalités de paiement : délai de paiement ainsi que du mode de paiement pour limiter les risques d’impayés de la part de vos clients. En tant que secrétaire indépendante, j’ai pu déjà mettre à jour des documents officiels comme les devis-types ou même les conditions générales de vente afin de permettre à une entreprise d’avoir une communication plus claire sur son fonctionnement.

On dit toujours qu’il faut lire les petites lignes, n’est ce pas ?

  • Confirmer l’acompte reçu : une fois le devis signé, parfois en fonction de la prestation un acompte peut être demandé. Lors de la confirmation de l’acompte, envoyez à votre client un reçu reprécisant les modalités de paiement du solde de sa facture, le délai ainsi qu’un rappel du mode de règlement. Un client averti en vaut deux ! Profitez-en pour vérifier automatiquement ses coordonnées (mail, adresse, téléphone pro et perso) et mettez toutes les chances de votre côté pour éviter le risque d’impayés.
  • Délais de paiement pour éviter les impayés : personne n’est à l’abri d’un gros imprévu qui peut paralyser les finances, que ce soit à titre personnel ou à titre professionnel. On dit toujours que l’on peut s’arranger avec son fournisseur, mais pourquoi ne pas faire de même avec ses clients ? Des modalités de paiement en plusieurs fois pourraient être mises en place, et selon conditions et montants, avec indemnités de compensation. Certaines structures communiquent largement sur des indemnités de retard afin de dissuader les retardataires. Ce système est réglementé et il convient d’être clair dans ses conditions générales de vente, et diminuer les risques d’impayés de vos clients.
  • Comment envoyez-vous vos factures ? par email, par courrier ? Les coordonnées de votre client sont-elles à jour ? Dans le cas où la facture aurait été envoyé et sans retour de la part de votre client, je vous invite à contacter votre client pour lui demander s’il a reçu votre facture et l’informer des modalités de paiement.
  • Une remise pour un paiement comptant ? Certaines structures proposent également cette modalité de paiement dans le cadre de leur lutte contre les impayés. Si la facture est payée « cash », l’entreprise propose une remise. Le client est satisfait d’avoir un geste commercial en échange de son effort financier : c’est donnant-donnant et votre trésorerie est en bonne santé !

Un échange simple et cordial peut généralement débloquer une situation et remettre le client face à ses propres responsabilités.

Dans le cadre d’un litige, un rendez-vous peut-être proposé ou des démarches administratives peuvent être mises en place. Renseignez-vous auprès d’un juriste ou de votre comptable, ou de la chambre consulaire de laquelle vous dépendez. N’attendez pas que la situation devienne dramatique et compliquée à gérer pour en parler !

Si vous avez du retard dans le traitement de vos dossiers clients, vous subissez des retards de paiements et vous ne savez plus comment procéder ; si vous avez du mal à utiliser et mettre à jour votre base de données, je peux vous aider. N’hésitez pas à me contacter pour toute demande d’information >>

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Une secrétaire indépendante peut-elle faire de la comptabilité ?

Il y a une différence entre une secrétaire indépendante qui prendra en charge des tâches administratives et une secrétaire dite secrétaire comptable. Il faut faire attention aux dérives parfois involontaires, car à trop vouloir en faire on peut tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité.

Certains parmi vous, particuliers ou professionnels, ne savez pas forcément que certaines activités liés à la gestion comptable relèvent des compétences de l’Ordre des Experts-comptables, il faut donc être prudent et vous renseigner également de votre côté auprès de votre cabinet comptable pour savoir quelles tâches peuvent être déléguées à une secrétaire indépendante.

secrétaire indépendante et comptabilité courante
secrétaire indépendante et gestion comptabilité courante

Ce court article est là pour vous éclairer sur ce fait et déterminer si une secrétaire indépendante peut faire ou non de la comptabilité. On le sait, car on l’a déjà évoqué sur le blog de Madame Lucile, pour les professionnels indépendants qui ne disposent pas d’une secrétaire, les tâches administratives en tout genre peuvent s’accumuler. Pour des raisons diverses, si l’on n’est pas « ami de la paperasse », on peut vite se retrouver à négliger ses comptes bancaires et à se laisser crouler sous les courriers, les relances sans prendre le temps de recontacter les mauvais payeurs (par exemple !).

Un peu de rigueur parfois venue de l’extérieur pour tout remettre au carré ne ferait pas de mal, n’est-ce pas ?

Information : l’exercice de la comptabilité est une activité réglementée qui est régie par l’Ordonnance 45-2138 du 19/9/1945. Il est précisé que les actes comptables ne peuvent pas être réalisés par quelqu’un d’autre qu’un…. comptable ! Le Comptable est en charge de la tenue des comptes. Il rassemble, coordonne et vérifie les données comptables. Il réalise les opérations de clôture et établit la liasse fiscale. Un acte comptable est (attention les gros mots arrivent)… : une imputation ou une codification d’une opération comptable ; comme la tenue de la comptabilité, l’accès au plan comptable, les bilans annuels et la vérification des comptes. Bref, on est comptable ou pas !

Une assistante en gestion administrative et comptable de type secrétaire indépendante, comme Madame Lucile, peut prendre en charge des missions comme les suivantes (cliquez-ici pour voir des exemples de prestations >>)

  • Saisir les devis et les factures (secrétaire commerciale)
  • Suivre les notes de frais
  • Pointer les relevés bancaires et préparer les envois au cabinet comptable
  • Trier et dater les factures pour les envois dématérialisés au cabinet comptable
  • Vérifier et relancer les impayés (clients et fournisseurs)
  • Gérer les éventuels litiges

Malgré la réglementation, il y a tout de même des tâches que vous pouvez déléguer à quelqu’un de compétent qui saura vous faire gagner du temps dans vos démarches et qui pourra devenir un véritable allié dans votre gestion. Le but est que rien ne vous échappe. Gardez tout sous contrôle en travaillant main dans la main avec une secrétaire indépendante.

Si vous vous posez des questions, n’hésitez pas à me contacter ou bien à contacter votre expert comptable pour lui demander précisément si ce projet est envisageable !

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer, n’hésitez pas à vous renseigner !