gestion comptable

Quand on parle d’impayés, on pense toujours au « recouvrement », mais en tant que chef d’entreprise on n’est pas obligé d’en arriver là. Il y a une dizaine d’étapes à réaliser avant de faire appel à un service de recouvrement ! Pour être payé, il faut avoir informé son client de ses propres modalités de paiements : délai, modes de paiement possibles…

Avant toute chose, avez-vous mis en place les bons outils ?

• Votre devis fait-il mention des modalités de paiement : délai de paiement ainsi que du mode de paiement pour limiter les risques d’impayés de la part de vos clients. En tant que secrétaire indépendante, j’ai pu déjà mettre à jour des documents officiels comme les devis-types ou même les conditions générales de vente afin de permettre à une entreprise d’avoir une communication plus claire sur son fonctionnement.

• Vos conditions générales de vente et vos mentions légales sont elles claires ? Parfois il faut simplement revoir la mise en page afin d’éclaircir ce lourd document qui parait illisible pour le client. Je vous propose de consulter les mentions légales et les conditions générales de vente de l’entreprise Madame Lucile | Secrétaire Indépendante | Administratif et Communication des Entreprises afin de voir une proposition de mise en page. Tout est faisable, l’important est de susciter quand même l’envie pour votre client de consulter de ce document et de s’y intéresser.

On dit toujours qu’il faut lire les petites lignes, n’est ce pas ?

• Confirmer l’acompte reçu : une fois le devis signé, parfois en fonction de la prestation un acompte peut être demandé. Lors de la confirmation de l’acompte, envoyez à votre client un reçu reprécisant les modalités de paiement du solde de sa facture, le délai ainsi qu’un rappel du mode de règlement. Un client averti en vaut deux ! Profitez-en pour vérifier automatiquement ses coordonnées (mail, adresse, téléphone pro et perso) et mettez toutes les chances de votre côté pour éviter le risque d’impayés.

• Délais de paiement pour éviter les impayés : personne n’est à l’abri d’un gros imprévu qui peut paralyser les finances, que ce soit à titre personnel ou à titre professionnel. On dit toujours que l’on peut s’arranger avec son fournisseur, mais pourquoi ne pas faire de même avec ses clients ? Des modalités de paiement en plusieurs fois pourraient être mises en place, et selon conditions et montants, avec indemnités de compensation. Certaines structures communiquent largement sur des indemnités de retard afin de dissuader les retardataires. Ce système est réglementé et il convient d’être clair dans ses conditions générales de vente, et diminuer les risques d’impayés de vos clients.

• Comment envoyez-vous vos factures ? par email, par courrier ? Les coordonnées de votre client sont-elles à jour ? Dans le cas où la facture aurait été envoyé et sans retour de la part de votre client, je vous invite à contacter votre client pour lui demander s’il a reçu votre facture et l’informer des modalités de paiement.

• Une remise pour un paiement comptant ? Certaines structures proposent également cette modalité de paiement dans le cadre de leur lutte contre les impayés. Si la facture est payée « cash », l’entreprise propose une remise. Le client est satisfait d’avoir un geste commercial en échange de son effort financier : c’est donnant-donnant et votre trésorerie est en bonne santé !

Un échange simple et cordial peut généralement débloquer une situation et remettre le client face à ses propres responsabilités.

Dans le cadre d’un litige, un rendez-vous peut-être proposé ou des démarches administratives peuvent être mises en place. Renseignez-vous auprès d’un juriste ou de votre comptable, ou de la chambre consulaire de laquelle vous dépendez. N’attendez pas que la situation devienne dramatique et compliquée à gérer pour en parler !

Si vous avez du retard dans le traitement de vos dossiers clients, vous subissez des retards de paiements et vous ne savez plus comment procéder ; si vous avez du mal à utiliser et mettre à jour votre base de données, je peux vous aider. N’hésitez pas à me contacter pour toute demande d’information >>