POURQUOI ?? … déléguer quand on arrive à tout gérer ? « j’ai toujours tout fait tout seul, y’a pas de raisons que je change ça » … payer quelqu’un pour faire ce qu’on sait faire ? « j’ai pas confiance de toutes façons, je ne veux personne dans mes papiers »
Imaginez vous gagnez du tempset de l’efficacité : une assistante s’occupe de prendre la plupart de vos appels pour gérer la prise de rendez-vous et rappelle également les clients/prospects.
Imaginez encore… vous vous dégagez du temps, même en semaine : une collaboratrice se charge de préparer chaque mois les documents pour la bonne tenue de la comptabilité et des démarches administratives !
Attendez, ce n’est pas fini : et si vous êtiez plus rentable en travaillant à deux : une bonne organisation et gestion des encaissements (des relances, des litiges et des impayés) pour une meilleure santé de votre trésorerie !
Le temps c’est de l’argent ! (et ce n’est pas moi qui le dit !)
En tant qu’assistante à mon compte depuis 4 ans maintenant, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :
de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
en télétravail ou en entreprise !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer ! (et ça c’est moi qui le dit !)
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70% des Français consultent les avis d’un établissement. Vous ne pouvez pas passer à côté de ça !
Vous êtes entrepreneurs ? Est-ce que vous sollicitez vos clients pour déposer des avis ? Non… manque d’envie, manque de temps : vous pouvez donner toutes les raisons que vous voulez, il y en a une à ne pas oublier : ce n’est tout simplement pas votre métier. Vous avez du travail chez vos clients, dans votre commerce, il est normal que vous n’ayez pas de temps à consacrer à la collecte et la gestion de vos avis;
La e-reputation fait partie de la communication autour de votre entreprise. Si les clients que vous avez servi sont satisfaits, ils seront ravis de partager leur expérience. Le tout étant de leur permettre de le faire facilement et rapidement. Ils sont encore peu nombreux à écrire leur satisfaction spontanément car parfois ils ne savent pas où mettre un message… Différents outils très simples et surtout gratuits peuvent être mis en place.
Si ce sujet vous interroge, vous pouvez me contacter pour faire le point sur ce qui serait adapté à votre activité. Confiez-moi la mise en place de la collecte/gestion de vos prochains avis clients.
En tant que secrétaire indépendante, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :
de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
en télétravail ou en entreprise !
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Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.
Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication ! ◽️De la simple rédaction de courrier ◽️Du suivi de dossier ◽️De l’organisation avec le cabinet comptable ◽️De la préparation de bilan ◽️De la gestion de litige ◽️Du suivi clients et fournisseurs ◽️Du pointage et rapprochements bancaires ◽️De la mise à jour de site internet ◽️De la mise à jour de réseaux sociaux ◽️De la gestion des avis clients ◽️De la création de visuels de communication ◽️De l’organisation de planning ◽️De la mise en place d’affichage obligatoire
J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?
Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !
Vous venez de vous mettre votre compte ou votre structure a pris de l’ampleur, vous vous sentez seul.e face à vos démarches : faites-vous aider et ne restez pas dans votre coin !
Dire « j’ai besoin d’aide » ne remet pas en cause vos capacités ni votre talent.
Il s’agit de se délester d’un poids, de déléguer des tâches qui vous éloigne de votre cœur de métier… La charge mentale, vous connaissez ? Lorsque l’on décide d’entreprendre, il y a déja de nombreuses raisons qui nous poussent à faire ce choix :
décider de son planning
travailler avec qui on veut
faire les choses à sa façon
travailler où l’on veut
Bref, être « libre » !
Ce que vous n’avez pas forcément vu venir, c’est la quantité de travail en terme d’administratif, il faut dire que la France est spécialiste en la matière. Aujourd’hui, exit le coup de fil à un fournisseur pour lui faire rajouter 2 pièces de la commande de la semaine dernière, c’est mail avec bon de commande à retourner signé… Il en est de même avec la partie commerciale : s’assurer que les clients ont bien envoyé les justificatifs nécessaires ainsi que leur devis signé, leur acompte et que tout est opérationnel pour le début de votre mission. Ce ne sont que de simples exemples, mais tout le monde se reconnaitra…
Vous pouvez faire le choix de ne pas déléguer ces tâches : chaque corps de métier a ses propres recettes et il n’est pas forcément évident de trouver du temps pour former quelqu’un au bureau (déja qu’il faut surveiller ce qu’il se passe sur le terrain). On ne peut pas être au four et au moulin ! Par contre, il y a des tâches administratives qui sont récurrentes et qui sont à faire quelque soit le secteur d’activité. C’est là que j’interviens :
envoyer les éléments au comptable pour la TVA
pointer le relevé bancaire
faire de la saisie logiciel devis/factures
checker les mails et les trier
rappeler des clients ou fournisseurs
gérer les dossiers administratifs
classer les documents et archiver
mettre à jour la communication
Tous les entrepreneurs ont des besoins en soutien administratif, il y a que pour les assistantes administratives que tout ça n’est pas une corvée. Alors, il n’y a pas mille façons de réfléchir à la situation : listez ces tâches, passez un coup de téléphone, demandez un devis pour vous faire aider dans vos démarches administratives !
Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.
Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.
Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.
Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.
Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :
quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
pour faciliter l’organisation au sein de la structure
Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.
Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.
Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !
Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…
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Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.
J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !
Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?
L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.
Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.
Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !
Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :
FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.
Madame Lucile
Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !
Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.
Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.
Quand on est secrétaire indépendante, on télétravaille souvent et très régulièrement chez soi. Il est donc plus compliqué de rencontrer du monde, et petit à petit on peut entrer dans un cercle vicieux et ne plus chercher à sortir prospecter ou se faire du réseau…
Comment se faire du réseau en tant qu’entrepreneur ?
Confinement oblige cette année encore, les sorties et les retrouvailles entre amis sont limitées voire impossible ; les rencontres professionnelles difficiles voire régulièrement annulées. Même dans le milieu associatif, on se contente de visioconférences pour les réunions ; et les moments de convivialité qui nous paraissaient si simples il y a deux ans, sont aujourd’hui impossibles voire interdits !
Quand on entreprend, on a envie de partager avec les autres, de parler de son projet d’entreprise. C’est même vital ! Il faut parler de ses idées, confronter les points de vue pour préparer son pitch, son argumentaire. Il est essentiel d’échanger et de rester actif. De même lorsqu’on est face à une décision liée à l’évolution de sa structure, évolution des besoins, il est nécessaire d’être entouré de personnes encourageantes mais également de personnes qui vivent la même situation pour échanger sur « du concret ».
Quel réseau choisir ? Chaque réseau a un mot d’ordre définissant ses objectifs et peut proposer un programme de réunions ou de rencontres sur des thèmes divers et variés, et une séance d’essai. Vous pouvez opter par un réseau local très proche physiquement de chez vous, ou au contraire un réseau à portée départementale (voire nationale !) afin d’étendre votre rayonnement. J’ajouterai que quand on entreprend, on met sa personnalité dans l’image de notre entreprise, pour qu’elle soit authentique. Il en va de même pour les réseaux : choisissez le réseau qui correspond à votre personnalité et à votre façon de voir les choses.
Mon témoignage : J’ai découvert un groupe d’entrepreneuses via Instagram (comme quoi les réseaux sociaux…) qui m’a permis de suivre une formation découverte lors d’un atelier visio… J’ai senti une réelle osmose entre toutes les participantes ce qui m’a profondément soulagé : je ne me sentais plus seule face à mes « petites questions bêtes » (on en a tous, n’est-ce-pas !?). Dans la suite logique, j’ai décidé d’adhérer à leur réseau LE CAFE DES ENTREPRENEUSES VENDEE : j’ai déjà pu me présenter à quelques reprises, à des personnes que je ne connaissais pas et qui ne connaissait pas mon secteur d’activité. Ce genre de réunions, même si c’est en visio, sont un véritable bénéfice et le fait de pouvoir échanger entre entrepreneurs est vraiment salutaire. J’ai hâte de les retrouver à notre prochaine rencontre !
Si cet article résonne en vous et que vous souhaitez en savoir plus sur ce réseau ou sur mes prestations en secrétariat, n’hésitez pas à me contacter. Je serai ravie de répondre à vos questions.
Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille, propose des missions ponctuelles pour les professionnels et les entreprises ainsi que des contrats de prestation de services.
Chaque structure a ses propres besoins et aujourd’hui il est essentiel de pouvoir s’adapter à chacune de vos demandes. Pour des missions courtes, ponctuelles, la simple validation du devis suffit à déclencher le début de ma mission : création d’un emailing (1h), saisie de fichiers clients (4h), rédaction de mails-types (4h)… Dans ces cas-là, la signature d’un contrat de prestation de services n’est pas nécessaire. La facture est adressée en fin de mission afin de la clôturer.
Pour les missions plus longueset récurrentes, comme la mise en place d’une page Facebook avec publications régulières ou l’envoi d’emails clients, le suivi des paiements clients et la relance ; le forfait proposé peut être mensuel. Afin d’être le plus transparente possible sur les conditions et l’engagement entre Madame Lucile et votre entreprise, j’ai souhaité mettre en place un contrat de prestation de services qui reprend toutes les informations essentielles à la bonne réalisation de ma mission et au respect de notre engagement mutuel. Ce document précise par exemple les modalités d’exécution du contrat ; la possibilité, en cas d’empêchement pour raisons personnelles, d’avoir recours à un sous-traitant afin d’assurer la mission, les modalités de paiement, la durée de mission, les obligations légales, la confidentialité…
Vous l’avez fait remarqué lors de mon enquête au moment de la création de mon entreprise de secrétariat : la confiance est un atout clé de notre relation ! Et j’ajouterai que la confiance se construit et grandit au fur et à mesure !
Concernant les modalités de paiement du contrat de prestation de services, le but est de permettre à votre entreprise de budgétiser la mission et d’en faciliter le paiement en mettant en place un échéancier mensuel. Ceci permet d’éviter d’avoir une grosse facture en fin de mission, et surtout il assure à ma petite entreprise un revenu régulier afin de payer mes charges !
J’espère que cet article pourra vous éclairer sur ma manière de travailler. Madame Lucile a de plus en plus de clients réguliers que je mettrai prochainement en lumière sur le site et les réseaux sociaux dans la rubrique « ils me font confiance ».
N’hésitez pas à me contacter, même si vous n’êtes qu’en réflexion sur la possibilité d’externaliser des tâches… Pensez à vous dégager du temps en me confiant ce qui vous éloigne de votre cœur de métier !
Aujourd’hui plus de 9 personnes sur 10 utilisent Google comme moteur de recherche, qui est souvent paramétré automatiquement d’ailleurs dans les mobiles par exemple avec Chrome ou Google Chrome, ainsi que Maps.
Il suffit bien souvent d’être présent et de mettre régulièrement à jour ses informations, comme sur une vitrine de magasin ! On adapte les informations à la réalité, on adapte la décoration à la saison et on communique sur ses temps-forts ou ses promotions. On ne doit pas attendre que le client entre dans sa boutique « par hasard » pour lui faire savoir ce que nous vendons et pourquoi nous sommes là !
Pensez aussi à harmoniser votre image sur les différents supports pour être en cohérence et pour que le client, le visiteur reconnaisse votre image : c’est votre identité visuelle. Si vous mettez à jour votre logo sur vos cartes de visite, sur le flocage des véhicules et sur les vêtements personnalisés de votre entreprise, pensez à faire de même sur internet ! Si cette démarche vous parait chronophage et peu productive, n’hésitez pas à la déléguer à quelqu’un qui prendra ça en charge à votre place et pour qui la mise à jour sera facile et efficace !
Tout n’est pas payant, c’est une fausse idée. Mais si vous ne savez pas comment vous y prendre, n’hésitez pas à déléguer cette tâche à quelqu’un qui saura comment faire et qui prendra bien en compte vos souhaits de communication.
Autant il ne faut pas être présent partout et ne plus rien gérer, autant il faut être vu !
En toute transparence, voici mes stats de février : Alors non, tout n’est payant chez Google (je paye précisément 0€ depuis la création de ma page) et oui c’est un géant… Pour être visible sur Google, il faut connaître quelques astuces et déjà : il faut être présent. Etre présent c’est s’inscrire ET se mettre à jour… et publier des photos ! …et pourquoi pas faire du partage de liens… et récolter des avis clients ! En bref, plus vous prenez soin de votre espace Google, plus il vous le rendra 🧐 ça vaut le coup d’être vu, pensez-y ! NB : je n’ai pas d’actions chez le géant !
Madame Lucile
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Afin de mieux répondre à la demande de ma clientèle, j’ai décidé de bénéficier de mes droits à la formation cumulés pendant mes années de salariat. En effet, lors qu’on est salarié, on cotise chaque mois sur ses cotisations salariales pour le droit à la formation. Pour savoir si vous avez des droits à la formation, connectez-vous directement sur le site MON COMPTE FORMATION.
En étudiant les besoins de mes clients et futurs clients, j’ai constaté que malgré mes diverses compétences et ma polyvalence en secrétariat, il me manquait un petit plus pour valoriser mes capacités en assistance administrative et secrétariat indépendant.
Aujourd’hui, je suis inscrite en formation ASCA-E1: Administration des ventes, des achats et des règlements de la PME. Grâce à ce module de 140 heures, je serai à même de vous proposer de façon officielle des prestations d’assistante comptable et administrative. Le programme proposé par le centre de formation comporte les modules suivants :
Utiliser le schéma de construction des documents comptables
Comptabiliser les factures fournisseurs
Comptabiliser les écritures liées aux salaires
Calculer les échéances d’un emprunt
Comptabiliser les écritures de trésorerie
Comptabiliser les écritures liées aux subventions
Dans un précédent article, je vous parlais de ce rapport entre le secrétariat et la comptabilité ; il y a une réglementation très stricte à ce sujet (lien vers l’article >>) et les tâches d’une assistante administrative ne sont pas les mêmes qu’une assistance comptable, il faut être vigilant et ne pas risquer de tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité !
Grâce à cette formation et en accord avec votre Expert-Comptable, je pourrais vous proposer officiellement des prestations liées à ces tâches :
facturation et devis
rapprochements
saisie comptable
déclaration de TVA
déclaration acompte IS
…
En attendant, je reste à votre disposition pour toute demande en soutien administratif et communication. Nous vous laissez pas déborder par les tâches administratives, concentrez-vous sur votre activité principale et déléguez à une secrétaire indépendante !
Il y a autant de possibilité qu’il y a de tâches à effectuer !
