POURQUOI ?? … déléguer quand on arrive à tout gérer ? « j’ai toujours tout fait tout seul, y’a pas de raisons que je change ça » … payer quelqu’un pour faire ce qu’on sait faire ? « j’ai pas confiance de toutes façons, je ne veux personne dans mes papiers »
Imaginez vous gagnez du tempset de l’efficacité : une assistante s’occupe de prendre la plupart de vos appels pour gérer la prise de rendez-vous et rappelle également les clients/prospects.
Imaginez encore… vous vous dégagez du temps, même en semaine : une collaboratrice se charge de préparer chaque mois les documents pour la bonne tenue de la comptabilité et des démarches administratives !
Attendez, ce n’est pas fini : et si vous êtiez plus rentable en travaillant à deux : une bonne organisation et gestion des encaissements (des relances, des litiges et des impayés) pour une meilleure santé de votre trésorerie !
Le temps c’est de l’argent ! (et ce n’est pas moi qui le dit !)
En tant qu’assistante à mon compte depuis 4 ans maintenant, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :
de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
en télétravail ou en entreprise !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer ! (et ça c’est moi qui le dit !)
Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :
Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.
Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication ! ◽️De la simple rédaction de courrier ◽️Du suivi de dossier ◽️De l’organisation avec le cabinet comptable ◽️De la préparation de bilan ◽️De la gestion de litige ◽️Du suivi clients et fournisseurs ◽️Du pointage et rapprochements bancaires ◽️De la mise à jour de site internet ◽️De la mise à jour de réseaux sociaux ◽️De la gestion des avis clients ◽️De la création de visuels de communication ◽️De l’organisation de planning ◽️De la mise en place d’affichage obligatoire
J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?
Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !
Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.
Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.
Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.
Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.
Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :
quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
pour faciliter l’organisation au sein de la structure
Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.
Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.
Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !
Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…
Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :
Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.
J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !
Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?
L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.
Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.
Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !
Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :
FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.
Madame Lucile
Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !
Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.
Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.
Vous êtes chef d’entreprise ? ou président d’une association ? Vous êtes indépendant dans tout domaine d’activité ?
Vous vous demandez si vous ne pourriez pas trouver quelqu’un qui puisse se charger des papiers, ou d’organiser votre bureau et vos dossiers pour que vous puissiez souffler un peu. Vous n’êtes pas en mesure d’embaucher car vous n’êtes pas sûr de pouvoir fournir du travail sur toute une semaine, et vos locaux ne permettent pas l’installation d’un bureau…
J’ai créé Madame Lucile pour vous aider. Je souhaitais trouver un compromis intéressant pour exercer un métier qui me plaît et permettre à diverses structures en mal de secrétaire de pouvoir quand même avoir une solution pour déléguer des tâches de gestion administrative.
Après plus de 6 mois d’existence, je suis ravie d’avoir été à la rencontre de certains d’entre-vous et d’avoir pu vous aider dans vos démarches : de la rédaction de courrier à la programmation et l’envoi d’emailings, de la création de visuels à la création de pages professionnelles sur les réseaux sociaux, en passant par l’animation de pages Facebook et la création de cartes de visites (Voir mes créations sur cette page >>).
J’ai la chance d’avoir toujours travaillé dans la région et de connaître déjà différents types de fournisseurs dans tous les domaines, grâce à mon expérience en gestion d’hôtellerie de plein-air. Malgré tout, j’ai soif de découvrir de nouveaux milieux professionnels, d’évoluer encore et de rencontrer de nouvelles personnes afin d’étendre mon réseau et mes compétences.
Vos réponses m’aideront à comprendre vos éventuelles difficultés et vous proposer si possible une solution adaptée. Il n’est pas facile de déléguer, mais ça n’est pas une fatalité : chacun son domaine de compétences, chacun son travail !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer !
Quand on est secrétaire indépendante, on télétravaille souvent et très régulièrement chez soi. Il est donc plus compliqué de rencontrer du monde, et petit à petit on peut entrer dans un cercle vicieux et ne plus chercher à sortir prospecter ou se faire du réseau…
Comment se faire du réseau en tant qu’entrepreneur ?
Confinement oblige cette année encore, les sorties et les retrouvailles entre amis sont limitées voire impossible ; les rencontres professionnelles difficiles voire régulièrement annulées. Même dans le milieu associatif, on se contente de visioconférences pour les réunions ; et les moments de convivialité qui nous paraissaient si simples il y a deux ans, sont aujourd’hui impossibles voire interdits !
Quand on entreprend, on a envie de partager avec les autres, de parler de son projet d’entreprise. C’est même vital ! Il faut parler de ses idées, confronter les points de vue pour préparer son pitch, son argumentaire. Il est essentiel d’échanger et de rester actif. De même lorsqu’on est face à une décision liée à l’évolution de sa structure, évolution des besoins, il est nécessaire d’être entouré de personnes encourageantes mais également de personnes qui vivent la même situation pour échanger sur « du concret ».
Quel réseau choisir ? Chaque réseau a un mot d’ordre définissant ses objectifs et peut proposer un programme de réunions ou de rencontres sur des thèmes divers et variés, et une séance d’essai. Vous pouvez opter par un réseau local très proche physiquement de chez vous, ou au contraire un réseau à portée départementale (voire nationale !) afin d’étendre votre rayonnement. J’ajouterai que quand on entreprend, on met sa personnalité dans l’image de notre entreprise, pour qu’elle soit authentique. Il en va de même pour les réseaux : choisissez le réseau qui correspond à votre personnalité et à votre façon de voir les choses.
Mon témoignage : J’ai découvert un groupe d’entrepreneuses via Instagram (comme quoi les réseaux sociaux…) qui m’a permis de suivre une formation découverte lors d’un atelier visio… J’ai senti une réelle osmose entre toutes les participantes ce qui m’a profondément soulagé : je ne me sentais plus seule face à mes « petites questions bêtes » (on en a tous, n’est-ce-pas !?). Dans la suite logique, j’ai décidé d’adhérer à leur réseau LE CAFE DES ENTREPRENEUSES VENDEE : j’ai déjà pu me présenter à quelques reprises, à des personnes que je ne connaissais pas et qui ne connaissait pas mon secteur d’activité. Ce genre de réunions, même si c’est en visio, sont un véritable bénéfice et le fait de pouvoir échanger entre entrepreneurs est vraiment salutaire. J’ai hâte de les retrouver à notre prochaine rencontre !
Si cet article résonne en vous et que vous souhaitez en savoir plus sur ce réseau ou sur mes prestations en secrétariat, n’hésitez pas à me contacter. Je serai ravie de répondre à vos questions.
Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille, propose des missions ponctuelles pour les professionnels et les entreprises ainsi que des contrats de prestation de services.
Chaque structure a ses propres besoins et aujourd’hui il est essentiel de pouvoir s’adapter à chacune de vos demandes. Pour des missions courtes, ponctuelles, la simple validation du devis suffit à déclencher le début de ma mission : création d’un emailing (1h), saisie de fichiers clients (4h), rédaction de mails-types (4h)… Dans ces cas-là, la signature d’un contrat de prestation de services n’est pas nécessaire. La facture est adressée en fin de mission afin de la clôturer.
Pour les missions plus longueset récurrentes, comme la mise en place d’une page Facebook avec publications régulières ou l’envoi d’emails clients, le suivi des paiements clients et la relance ; le forfait proposé peut être mensuel. Afin d’être le plus transparente possible sur les conditions et l’engagement entre Madame Lucile et votre entreprise, j’ai souhaité mettre en place un contrat de prestation de services qui reprend toutes les informations essentielles à la bonne réalisation de ma mission et au respect de notre engagement mutuel. Ce document précise par exemple les modalités d’exécution du contrat ; la possibilité, en cas d’empêchement pour raisons personnelles, d’avoir recours à un sous-traitant afin d’assurer la mission, les modalités de paiement, la durée de mission, les obligations légales, la confidentialité…
Vous l’avez fait remarqué lors de mon enquête au moment de la création de mon entreprise de secrétariat : la confiance est un atout clé de notre relation ! Et j’ajouterai que la confiance se construit et grandit au fur et à mesure !
Concernant les modalités de paiement du contrat de prestation de services, le but est de permettre à votre entreprise de budgétiser la mission et d’en faciliter le paiement en mettant en place un échéancier mensuel. Ceci permet d’éviter d’avoir une grosse facture en fin de mission, et surtout il assure à ma petite entreprise un revenu régulier afin de payer mes charges !
J’espère que cet article pourra vous éclairer sur ma manière de travailler. Madame Lucile a de plus en plus de clients réguliers que je mettrai prochainement en lumière sur le site et les réseaux sociaux dans la rubrique « ils me font confiance ».
N’hésitez pas à me contacter, même si vous n’êtes qu’en réflexion sur la possibilité d’externaliser des tâches… Pensez à vous dégager du temps en me confiant ce qui vous éloigne de votre cœur de métier !
Aujourd’hui plus de 9 personnes sur 10 utilisent Google comme moteur de recherche, qui est souvent paramétré automatiquement d’ailleurs dans les mobiles par exemple avec Chrome ou Google Chrome, ainsi que Maps.
Il suffit bien souvent d’être présent et de mettre régulièrement à jour ses informations, comme sur une vitrine de magasin ! On adapte les informations à la réalité, on adapte la décoration à la saison et on communique sur ses temps-forts ou ses promotions. On ne doit pas attendre que le client entre dans sa boutique « par hasard » pour lui faire savoir ce que nous vendons et pourquoi nous sommes là !
Pensez aussi à harmoniser votre image sur les différents supports pour être en cohérence et pour que le client, le visiteur reconnaisse votre image : c’est votre identité visuelle. Si vous mettez à jour votre logo sur vos cartes de visite, sur le flocage des véhicules et sur les vêtements personnalisés de votre entreprise, pensez à faire de même sur internet ! Si cette démarche vous parait chronophage et peu productive, n’hésitez pas à la déléguer à quelqu’un qui prendra ça en charge à votre place et pour qui la mise à jour sera facile et efficace !
Tout n’est pas payant, c’est une fausse idée. Mais si vous ne savez pas comment vous y prendre, n’hésitez pas à déléguer cette tâche à quelqu’un qui saura comment faire et qui prendra bien en compte vos souhaits de communication.
Autant il ne faut pas être présent partout et ne plus rien gérer, autant il faut être vu !
En toute transparence, voici mes stats de février : Alors non, tout n’est payant chez Google (je paye précisément 0€ depuis la création de ma page) et oui c’est un géant… Pour être visible sur Google, il faut connaître quelques astuces et déjà : il faut être présent. Etre présent c’est s’inscrire ET se mettre à jour… et publier des photos ! …et pourquoi pas faire du partage de liens… et récolter des avis clients ! En bref, plus vous prenez soin de votre espace Google, plus il vous le rendra 🧐 ça vaut le coup d’être vu, pensez-y ! NB : je n’ai pas d’actions chez le géant !
Madame Lucile
Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :
Afin de mieux répondre à la demande de ma clientèle, j’ai décidé de bénéficier de mes droits à la formation cumulés pendant mes années de salariat. En effet, lors qu’on est salarié, on cotise chaque mois sur ses cotisations salariales pour le droit à la formation. Pour savoir si vous avez des droits à la formation, connectez-vous directement sur le site MON COMPTE FORMATION.
En étudiant les besoins de mes clients et futurs clients, j’ai constaté que malgré mes diverses compétences et ma polyvalence en secrétariat, il me manquait un petit plus pour valoriser mes capacités en assistance administrative et secrétariat indépendant.
Aujourd’hui, je suis inscrite en formation ASCA-E1: Administration des ventes, des achats et des règlements de la PME. Grâce à ce module de 140 heures, je serai à même de vous proposer de façon officielle des prestations d’assistante comptable et administrative. Le programme proposé par le centre de formation comporte les modules suivants :
Utiliser le schéma de construction des documents comptables
Comptabiliser les factures fournisseurs
Comptabiliser les écritures liées aux salaires
Calculer les échéances d’un emprunt
Comptabiliser les écritures de trésorerie
Comptabiliser les écritures liées aux subventions
Dans un précédent article, je vous parlais de ce rapport entre le secrétariat et la comptabilité ; il y a une réglementation très stricte à ce sujet (lien vers l’article >>) et les tâches d’une assistante administrative ne sont pas les mêmes qu’une assistance comptable, il faut être vigilant et ne pas risquer de tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité !
Grâce à cette formation et en accord avec votre Expert-Comptable, je pourrais vous proposer officiellement des prestations liées à ces tâches :
facturation et devis
rapprochements
saisie comptable
déclaration de TVA
déclaration acompte IS
…
En attendant, je reste à votre disposition pour toute demande en soutien administratif et communication. Nous vous laissez pas déborder par les tâches administratives, concentrez-vous sur votre activité principale et déléguez à une secrétaire indépendante !
Il y a autant de possibilité qu’il y a de tâches à effectuer !
Quand on parle d’impayés, on pense toujours au « recouvrement », mais en tant que chef d’entreprise on n’est pas obligé d’en arriver là. Il y a une dizaine d’étapes à réaliser avant de faire appel à un service de recouvrement ! Pour être payé, il faut avoir informé son client de ses propres modalités de paiements : délai, modes de paiement possibles…
Avant toute chose, avez-vous mis en place les bons outils ?
Votre devis fait-il mention des modalités de paiement : délai de paiement ainsi que du mode de paiement pour limiter les risques d’impayés de la part de vos clients. En tant que secrétaire indépendante, j’ai pu déjà mettre à jour des documents officiels comme les devis-types ou même les conditions générales de vente afin de permettre à une entreprise d’avoir une communication plus claire sur son fonctionnement.
Vos conditions générales de vente et vos mentions légales sont elles claires ? Parfois il faut simplement revoir la mise en page afin d’éclaircir ce lourd document qui parait illisible pour le client. Je vous propose de consulter les mentions légales et les conditions générales de vente de l’entreprise Madame Lucile | Secrétaire Indépendante | Administratif et Communication des Entreprises afin de voir une proposition de mise en page. Tout est faisable, l’important est de susciter quand même l’envie pour votre client de consulter de ce document et de s’y intéresser.
On dit toujours qu’il faut lire les petites lignes, n’est ce pas ?
Confirmer l’acompte reçu : une fois le devis signé, parfois en fonction de la prestation un acompte peut être demandé. Lors de la confirmation de l’acompte, envoyez à votre client un reçu reprécisant les modalités de paiement du solde de sa facture, le délai ainsi qu’un rappel du mode de règlement. Un client averti en vaut deux ! Profitez-en pour vérifier automatiquement ses coordonnées (mail, adresse, téléphone pro et perso) et mettez toutes les chances de votre côté pour éviter le risque d’impayés.
Délais de paiement pour éviter les impayés : personne n’est à l’abri d’un gros imprévu qui peut paralyser les finances, que ce soit à titre personnel ou à titre professionnel. On dit toujours que l’on peut s’arranger avec son fournisseur, mais pourquoi ne pas faire de même avec ses clients ? Des modalités de paiement en plusieurs fois pourraient être mises en place, et selon conditions et montants, avec indemnités de compensation. Certaines structures communiquent largement sur des indemnités de retard afin de dissuader les retardataires. Ce système est réglementé et il convient d’être clair dans ses conditions générales de vente, et diminuer les risques d’impayés de vos clients.
Comment envoyez-vous vos factures ? par email, par courrier ? Les coordonnées de votre client sont-elles à jour ? Dans le cas où la facture aurait été envoyé et sans retour de la part de votre client, je vous invite à contacter votre client pour lui demander s’il a reçu votre facture et l’informer des modalités de paiement.
Une remise pour un paiement comptant ? Certaines structures proposent également cette modalité de paiement dans le cadre de leur lutte contre les impayés. Si la facture est payée « cash », l’entreprise propose une remise. Le client est satisfait d’avoir un geste commercial en échange de son effort financier : c’est donnant-donnant et votre trésorerie est en bonne santé !
Un échange simple et cordial peut généralement débloquer une situation et remettre le client face à ses propres responsabilités.
Dans le cadre d’un litige, un rendez-vous peut-être proposé ou des démarches administratives peuvent être mises en place. Renseignez-vous auprès d’un juriste ou de votre comptable, ou de la chambre consulaire de laquelle vous dépendez. N’attendez pas que la situation devienne dramatique et compliquée à gérer pour en parler !
Si vous avez du retard dans le traitement de vos dossiers clients, vous subissez des retards de paiements et vous ne savez plus comment procéder ; si vous avez du mal à utiliser et mettre à jour votre base de données, je peux vous aider. N’hésitez pas à me contacter pour toute demande d’information >>
