POURQUOI ?? … déléguer quand on arrive à tout gérer ? « j’ai toujours tout fait tout seul, y’a pas de raisons que je change ça » … payer quelqu’un pour faire ce qu’on sait faire ? « j’ai pas confiance de toutes façons, je ne veux personne dans mes papiers »
Imaginez vous gagnez du tempset de l’efficacité : une assistante s’occupe de prendre la plupart de vos appels pour gérer la prise de rendez-vous et rappelle également les clients/prospects.
Imaginez encore… vous vous dégagez du temps, même en semaine : une collaboratrice se charge de préparer chaque mois les documents pour la bonne tenue de la comptabilité et des démarches administratives !
Attendez, ce n’est pas fini : et si vous êtiez plus rentable en travaillant à deux : une bonne organisation et gestion des encaissements (des relances, des litiges et des impayés) pour une meilleure santé de votre trésorerie !
Le temps c’est de l’argent ! (et ce n’est pas moi qui le dit !)
En tant qu’assistante à mon compte depuis 4 ans maintenant, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :
de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
en télétravail ou en entreprise !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer ! (et ça c’est moi qui le dit !)
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Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.
Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication ! ◽️De la simple rédaction de courrier ◽️Du suivi de dossier ◽️De l’organisation avec le cabinet comptable ◽️De la préparation de bilan ◽️De la gestion de litige ◽️Du suivi clients et fournisseurs ◽️Du pointage et rapprochements bancaires ◽️De la mise à jour de site internet ◽️De la mise à jour de réseaux sociaux ◽️De la gestion des avis clients ◽️De la création de visuels de communication ◽️De l’organisation de planning ◽️De la mise en place d’affichage obligatoire
J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?
Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !
Vous venez de vous mettre votre compte ou votre structure a pris de l’ampleur, vous vous sentez seul.e face à vos démarches : faites-vous aider et ne restez pas dans votre coin !
Dire « j’ai besoin d’aide » ne remet pas en cause vos capacités ni votre talent.
Il s’agit de se délester d’un poids, de déléguer des tâches qui vous éloigne de votre cœur de métier… La charge mentale, vous connaissez ? Lorsque l’on décide d’entreprendre, il y a déja de nombreuses raisons qui nous poussent à faire ce choix :
décider de son planning
travailler avec qui on veut
faire les choses à sa façon
travailler où l’on veut
Bref, être « libre » !
Ce que vous n’avez pas forcément vu venir, c’est la quantité de travail en terme d’administratif, il faut dire que la France est spécialiste en la matière. Aujourd’hui, exit le coup de fil à un fournisseur pour lui faire rajouter 2 pièces de la commande de la semaine dernière, c’est mail avec bon de commande à retourner signé… Il en est de même avec la partie commerciale : s’assurer que les clients ont bien envoyé les justificatifs nécessaires ainsi que leur devis signé, leur acompte et que tout est opérationnel pour le début de votre mission. Ce ne sont que de simples exemples, mais tout le monde se reconnaitra…
Vous pouvez faire le choix de ne pas déléguer ces tâches : chaque corps de métier a ses propres recettes et il n’est pas forcément évident de trouver du temps pour former quelqu’un au bureau (déja qu’il faut surveiller ce qu’il se passe sur le terrain). On ne peut pas être au four et au moulin ! Par contre, il y a des tâches administratives qui sont récurrentes et qui sont à faire quelque soit le secteur d’activité. C’est là que j’interviens :
envoyer les éléments au comptable pour la TVA
pointer le relevé bancaire
faire de la saisie logiciel devis/factures
checker les mails et les trier
rappeler des clients ou fournisseurs
gérer les dossiers administratifs
classer les documents et archiver
mettre à jour la communication
Tous les entrepreneurs ont des besoins en soutien administratif, il y a que pour les assistantes administratives que tout ça n’est pas une corvée. Alors, il n’y a pas mille façons de réfléchir à la situation : listez ces tâches, passez un coup de téléphone, demandez un devis pour vous faire aider dans vos démarches administratives !
Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.
Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.
Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.
Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.
Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :
quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
pour faciliter l’organisation au sein de la structure
Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.
Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.
Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !
Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…
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Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.
J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !
Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?
L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.
Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.
Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !
Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :
FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.
Madame Lucile
Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !
Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.
Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.
Vous êtes chef d’entreprise ? ou président d’une association ? Vous êtes indépendant dans tout domaine d’activité ?
Vous vous demandez si vous ne pourriez pas trouver quelqu’un qui puisse se charger des papiers, ou d’organiser votre bureau et vos dossiers pour que vous puissiez souffler un peu. Vous n’êtes pas en mesure d’embaucher car vous n’êtes pas sûr de pouvoir fournir du travail sur toute une semaine, et vos locaux ne permettent pas l’installation d’un bureau…
J’ai créé Madame Lucile pour vous aider. Je souhaitais trouver un compromis intéressant pour exercer un métier qui me plaît et permettre à diverses structures en mal de secrétaire de pouvoir quand même avoir une solution pour déléguer des tâches de gestion administrative.
Après plus de 6 mois d’existence, je suis ravie d’avoir été à la rencontre de certains d’entre-vous et d’avoir pu vous aider dans vos démarches : de la rédaction de courrier à la programmation et l’envoi d’emailings, de la création de visuels à la création de pages professionnelles sur les réseaux sociaux, en passant par l’animation de pages Facebook et la création de cartes de visites (Voir mes créations sur cette page >>).
J’ai la chance d’avoir toujours travaillé dans la région et de connaître déjà différents types de fournisseurs dans tous les domaines, grâce à mon expérience en gestion d’hôtellerie de plein-air. Malgré tout, j’ai soif de découvrir de nouveaux milieux professionnels, d’évoluer encore et de rencontrer de nouvelles personnes afin d’étendre mon réseau et mes compétences.
Vos réponses m’aideront à comprendre vos éventuelles difficultés et vous proposer si possible une solution adaptée. Il n’est pas facile de déléguer, mais ça n’est pas une fatalité : chacun son domaine de compétences, chacun son travail !
Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer !
Quand on parle d’impayés, on pense toujours au « recouvrement », mais en tant que chef d’entreprise on n’est pas obligé d’en arriver là. Il y a une dizaine d’étapes à réaliser avant de faire appel à un service de recouvrement ! Pour être payé, il faut avoir informé son client de ses propres modalités de paiements : délai, modes de paiement possibles…
Avant toute chose, avez-vous mis en place les bons outils ?
Votre devis fait-il mention des modalités de paiement : délai de paiement ainsi que du mode de paiement pour limiter les risques d’impayés de la part de vos clients. En tant que secrétaire indépendante, j’ai pu déjà mettre à jour des documents officiels comme les devis-types ou même les conditions générales de vente afin de permettre à une entreprise d’avoir une communication plus claire sur son fonctionnement.
Vos conditions générales de vente et vos mentions légales sont elles claires ? Parfois il faut simplement revoir la mise en page afin d’éclaircir ce lourd document qui parait illisible pour le client. Je vous propose de consulter les mentions légales et les conditions générales de vente de l’entreprise Madame Lucile | Secrétaire Indépendante | Administratif et Communication des Entreprises afin de voir une proposition de mise en page. Tout est faisable, l’important est de susciter quand même l’envie pour votre client de consulter de ce document et de s’y intéresser.
On dit toujours qu’il faut lire les petites lignes, n’est ce pas ?
Confirmer l’acompte reçu : une fois le devis signé, parfois en fonction de la prestation un acompte peut être demandé. Lors de la confirmation de l’acompte, envoyez à votre client un reçu reprécisant les modalités de paiement du solde de sa facture, le délai ainsi qu’un rappel du mode de règlement. Un client averti en vaut deux ! Profitez-en pour vérifier automatiquement ses coordonnées (mail, adresse, téléphone pro et perso) et mettez toutes les chances de votre côté pour éviter le risque d’impayés.
Délais de paiement pour éviter les impayés : personne n’est à l’abri d’un gros imprévu qui peut paralyser les finances, que ce soit à titre personnel ou à titre professionnel. On dit toujours que l’on peut s’arranger avec son fournisseur, mais pourquoi ne pas faire de même avec ses clients ? Des modalités de paiement en plusieurs fois pourraient être mises en place, et selon conditions et montants, avec indemnités de compensation. Certaines structures communiquent largement sur des indemnités de retard afin de dissuader les retardataires. Ce système est réglementé et il convient d’être clair dans ses conditions générales de vente, et diminuer les risques d’impayés de vos clients.
Comment envoyez-vous vos factures ? par email, par courrier ? Les coordonnées de votre client sont-elles à jour ? Dans le cas où la facture aurait été envoyé et sans retour de la part de votre client, je vous invite à contacter votre client pour lui demander s’il a reçu votre facture et l’informer des modalités de paiement.
Une remise pour un paiement comptant ? Certaines structures proposent également cette modalité de paiement dans le cadre de leur lutte contre les impayés. Si la facture est payée « cash », l’entreprise propose une remise. Le client est satisfait d’avoir un geste commercial en échange de son effort financier : c’est donnant-donnant et votre trésorerie est en bonne santé !
Un échange simple et cordial peut généralement débloquer une situation et remettre le client face à ses propres responsabilités.
Dans le cadre d’un litige, un rendez-vous peut-être proposé ou des démarches administratives peuvent être mises en place. Renseignez-vous auprès d’un juriste ou de votre comptable, ou de la chambre consulaire de laquelle vous dépendez. N’attendez pas que la situation devienne dramatique et compliquée à gérer pour en parler !
Si vous avez du retard dans le traitement de vos dossiers clients, vous subissez des retards de paiements et vous ne savez plus comment procéder ; si vous avez du mal à utiliser et mettre à jour votre base de données, je peux vous aider. N’hésitez pas à me contacter pour toute demande d’information >>
Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante en Vendée car vous faîtes face à un surcroit de tâches administratives au sein de votre entreprise : votre collaboratrice, ou vous-même, êtes débordés, un membre de l’équipe est absent, ou bien vous n’avez pas de secrétaire et n’avez jamais délégué de tâches administratives.
La secrétaire indépendante est une solution !
Après 10 ans de gestion administrative dans un établissement hôtelier, j’ai appris à planifier les tâches comme à gérer les imprévus. Quand on est chef d’entreprise, on est confronté à de multiples travaux administratifs qui peuvent facilement nous détourner de notre activité principale, nous prendre du temps et finalement risquent même de nous démotiver.
comptabilité courante : tri et rapprochements des factures, traitement et suivi clients, gestion des contrats fournisseurs
administratif : suivi de dossiers, saisie de courriers, paramétrage, inventaires
communication : mise à jour de vos documentations comme les flyers, cartes de visite, réalisation de produits dérivés
internet : animation et création de vos réseaux sociaux, mise à jour de votre site internet, gestion de avis en ligne (e-reputation)
Quelles soient lourdes ou récurrentes, prévisibles ou accidentelles, ces tâches sont véritablement chronophages pour vous. Il est temps de vous pencher sur la question de la secrétaire indépendante.
Relation de confiance, rigueur et réactivité : les maîtres-mots de la secrétaire indépendante pour 80% d’entre-vous.
Source : étude de marché Madame Lucile (2020)
Pour toutes ces raisons, j’ai souhaité créer mon entreprise de secrétariat indépendant en Vendée. Mon but étant de pouvoir vous assister, vous aider et vous permettre de gagner du temps en vous proposant de déléguer la partie administrative.
N’hésitez pas à me contacter pour tout complément d’information : 06 84 41 42 15.
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Vous êtes professionnel, une entreprise individuelle ou en libéral ;
Vous êtes gérant d’une tpe ou d’une pme ;
Vous êtes commerçant, artisan, restaurateur ;
Votre point commun ? vous êtes entrepreneur et n’avez pas de secrétaire dans votre équipe ou dans votre entourage ! Les tâches administratives sont chronophages et vous devez les délaisser afin de vous consacrer pleinement à votre activité principale.
Quelles tâches administratives pouvez-vous confier à une secrétaire indépendante ?
De part mon expérience en entreprise, je peux vous proposer la prise en charge de tâches administratives liées à la gestion de votre entreprise. Les missions sont variées mais peuvent s’adapter à tous types de structures :
Rédaction de courriers
Suivi de dossiers
Relances clients et fournisseurs, gestion de litiges et impayés
Dossier de subvention, demande d’aides diverses
Paramétrages logiciel (réservation et/ou boutique en ligne…)
Saisie des factures, suivi des paiements et rapprochements
Gestion des relances clients, litiges et retards de paiement
Saisie des encaissements, contrôles des relevés bancaires
D’autres tâches peuvent être également envisagées, elles sont souvent mises au second plan mais elles sont importantes pour l’image que véhicule votre entreprise :
Création et gestion de comptes de réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Linkedin,
Création et mise à jour de votre visibilité sur Google avec Google My Business,
Mise à jour de votre site internet
Gestion et réponses aux avis,
Paramétrages de boîte mail : création de réponses automatiques, création de mails-types, signatures personnalisées…
Création et mise en page de process (formation du personnel)
Création ou mise à jour de vos supports de communication : cartes de visite, tarifs, flyers…
Grâce à mon expérience en gestion administrative en hôtellerie de plein-air principalement, j’ai pu acquérir diverses connaissances dans mon domaine professionnel. J’ai pu réaliser des activités très variées (comme celles précisées dans la rubrique prestations >>) ce qui me permet aujourd’hui de me positionner comme secrétaire indépendante polyvalente et flexible ; j’ai également appris à faire face aux imprévus (plannings, financiers…) et aux urgences, gérer des litiges…
Le métier de secrétaire indépendante n’est aujourd’hui pas réglementé. Aussi, je tiens à mettre en place un cadre bien précis afin que chacun y trouve son avantage.
J’ai créé la charte Madame Lucile (lien en cours) qui récapitule de façon transparente mes engagements vis-à-vis de vous : ce document regroupe mes axes de travail. Les conditions générales de vente sont également en ligne, elles seront accessibles à tout moment en un seul clic grâce à un QR CODE, et sera joint à chaque demande de devis (voir les CGV et mentions légales du site).
Parce que j’ai conscience qu’à distance vous ne pouvez pas contrôler le travail effectué, et parce que je comprends également qu’il ne soit pas facile de déléguer lorsqu’on est habitué à travailler seul… je vous adresserai aussi régulièrement que possible un décompte avec le détail des tâches effectuées et le nombre d’heures restant pour toute souscription à un forfait horaire.
La confiance est une valeur qui se gagne et je serai ravie de partager des moments d’entreprise avec chacun d’entre vous, quelle que soit l’importance de la mission que vous me confierez.
Madame Lucile se veut une entreprise transparente aussi bien sur son fonctionnement que sur ses prestations et tarifs, c’est la raison pour laquelle les informations sont indiquées clairement sur le site ainsi que sur mes supports de communication ; je souhaite aussi souvent que possible pouvoir communiquer avec vous et vous transmettre les informations sur le développement de mon entreprise de secrétariat indépendant d’où les liens vers les réseaux sociaux.
Mon étude de marché a clairement révélé l’importance d’une relation de confiance entre le client et le prestataire, chose à laquelle j’ai bien sûr déjà été confrontée dans ma vie professionnelle. Vous pourrez donc souscrire librement au contrat de prestation (en cours de création) avec un système de paiement mensuel.
