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Comment éviter les impayés ?

Quand on parle d’impayés, on pense toujours au « recouvrement », mais en tant que chef d’entreprise on n’est pas obligé d’en arriver là. Il y a une dizaine d’étapes à réaliser avant de faire appel à un service de recouvrement ! Pour être payé, il faut avoir informé son client de ses propres modalités de paiements : délai, modes de paiement possibles…

Avant toute chose, avez-vous mis en place les bons outils ?

  • Votre devis fait-il mention des modalités de paiement : délai de paiement ainsi que du mode de paiement pour limiter les risques d’impayés de la part de vos clients. En tant que secrétaire indépendante, j’ai pu déjà mettre à jour des documents officiels comme les devis-types ou même les conditions générales de vente afin de permettre à une entreprise d’avoir une communication plus claire sur son fonctionnement.

On dit toujours qu’il faut lire les petites lignes, n’est ce pas ?

  • Confirmer l’acompte reçu : une fois le devis signé, parfois en fonction de la prestation un acompte peut être demandé. Lors de la confirmation de l’acompte, envoyez à votre client un reçu reprécisant les modalités de paiement du solde de sa facture, le délai ainsi qu’un rappel du mode de règlement. Un client averti en vaut deux ! Profitez-en pour vérifier automatiquement ses coordonnées (mail, adresse, téléphone pro et perso) et mettez toutes les chances de votre côté pour éviter le risque d’impayés.
  • Délais de paiement pour éviter les impayés : personne n’est à l’abri d’un gros imprévu qui peut paralyser les finances, que ce soit à titre personnel ou à titre professionnel. On dit toujours que l’on peut s’arranger avec son fournisseur, mais pourquoi ne pas faire de même avec ses clients ? Des modalités de paiement en plusieurs fois pourraient être mises en place, et selon conditions et montants, avec indemnités de compensation. Certaines structures communiquent largement sur des indemnités de retard afin de dissuader les retardataires. Ce système est réglementé et il convient d’être clair dans ses conditions générales de vente, et diminuer les risques d’impayés de vos clients.
  • Comment envoyez-vous vos factures ? par email, par courrier ? Les coordonnées de votre client sont-elles à jour ? Dans le cas où la facture aurait été envoyé et sans retour de la part de votre client, je vous invite à contacter votre client pour lui demander s’il a reçu votre facture et l’informer des modalités de paiement.
  • Une remise pour un paiement comptant ? Certaines structures proposent également cette modalité de paiement dans le cadre de leur lutte contre les impayés. Si la facture est payée « cash », l’entreprise propose une remise. Le client est satisfait d’avoir un geste commercial en échange de son effort financier : c’est donnant-donnant et votre trésorerie est en bonne santé !

Un échange simple et cordial peut généralement débloquer une situation et remettre le client face à ses propres responsabilités.

Dans le cadre d’un litige, un rendez-vous peut-être proposé ou des démarches administratives peuvent être mises en place. Renseignez-vous auprès d’un juriste ou de votre comptable, ou de la chambre consulaire de laquelle vous dépendez. N’attendez pas que la situation devienne dramatique et compliquée à gérer pour en parler !

Si vous avez du retard dans le traitement de vos dossiers clients, vous subissez des retards de paiements et vous ne savez plus comment procéder ; si vous avez du mal à utiliser et mettre à jour votre base de données, je peux vous aider. N’hésitez pas à me contacter pour toute demande d’information >>

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Faut-il être présent sur les réseaux sociaux ?

Selon l’INSEE en 2017, 4 entreprises sur 10 sont sur les réseaux sociaux. Aujourd’hui, on le sait, on le dit : tout le monde est sur les réseaux sociaux :

  • de la personne qu’on aurait cru dépassée par la technologie qui s’est adaptée ;
  • du jeune étudiant qui a créé un groupe Facebook pour parler de son projet avec ses amis ;
  • de la fan de mode qui publie ses looks tous les jours sur Instagram,
  • au surfeur qui filme ses exploits sur les vagues pour poster ses montages sur Youtube,
  • au chef d’entreprise qui grâce à son équipe marketing communication assure sa visibilité sur internet…

Tout le monde a sa place sur les réseaux sociaux. Quelque soit la taille de votre structure et les produits ou services que vous vendez, vous pouvez être visible sur internet et vous faire connaître grâce aux réseaux sociaux.

L’avantage !? Pas besoin de dépenser des centaines d’euros en stratégie marketing ou en outils numériques.

Gérer votre présence sur les réseaux sociaux.

Pour être présent sur les réseaux sociaux :

  • il faut créer un compte,
  • créer une page entreprise ou un profil pro,
  • indiquer vos informations : nom, produits et services, tarifs, horaires, contact, accès…
  • mettre une photo de profil (de bonne qualité !) et un logo

Le but !? Créer une communauté et leur communiquer des informations sur votre entreprise. Ensuite, vous pourrez développer votre communication en diffusant des actualités liées à votre activité, des promotions, des mises à jour, des informations et des partenariats par exemple.

Il est très important d’uniformiser votre image sur les réseaux où vous êtes présent. Ne soyez pas bleu sur un réseau et vert sur un autre ; ne laissez pas de vieilles informations sur l’un et ne mettre à jour que l’autre. Pour que vos clients s’y retrouvent, vous reconnaissent et détectent la fiabilité des informations qu’ils trouvent : soyez à jour ! Il en va de votre image et de la qualité de votre communication.

Aussi, quand on créé son établissement sur les réseaux sociaux, on souhaite s’inscrire partout pour être « plus facile à trouver », mais quand on est partout on risque d’être nulle part !

Il ne sert à rien d’être là où vos clients ne vous cherchent pas : vous risquez de vous démotiver par la quantité d’informations à mettre à jour à chaque fois. Essayez de vous positionner sur des réseaux sociaux que vous aimez utiliser, et sur lesquels vous trouver des concurrents. Ainsi vous gardez la main sur votre communication sur les réseaux sociaux.

Bien sûr, il y a des incontournables. Aujourd’hui, les réseaux sociaux fonctionnent comme de véritables moteurs de recherche et il est important d’y être présent et actifs… et de mettre à jour les informations liées à son activité professionnelle !

Si ce monde virtuel vous paraît trop étranger, n’hésitez pas à vous faire conseiller… Mais gardez à l’esprit que tout n’est pas payant, tout n’est pas sujet à publicité et abonnement, car il y a déjà beaucoup de possibilités avec des outils simplement gratuits !

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Une secrétaire indépendante peut-elle faire de la comptabilité ?

Il y a une différence entre une secrétaire indépendante qui prendra en charge des tâches administratives et une secrétaire dite secrétaire comptable. Il faut faire attention aux dérives parfois involontaires, car à trop vouloir en faire on peut tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité.

Certains parmi vous, particuliers ou professionnels, ne savez pas forcément que certaines activités liés à la gestion comptable relèvent des compétences de l’Ordre des Experts-comptables, il faut donc être prudent et vous renseigner également de votre côté auprès de votre cabinet comptable pour savoir quelles tâches peuvent être déléguées à une secrétaire indépendante.

secrétaire indépendante et comptabilité courante
secrétaire indépendante et gestion comptabilité courante

Ce court article est là pour vous éclairer sur ce fait et déterminer si une secrétaire indépendante peut faire ou non de la comptabilité. On le sait, car on l’a déjà évoqué sur le blog de Madame Lucile, pour les professionnels indépendants qui ne disposent pas d’une secrétaire, les tâches administratives en tout genre peuvent s’accumuler. Pour des raisons diverses, si l’on n’est pas « ami de la paperasse », on peut vite se retrouver à négliger ses comptes bancaires et à se laisser crouler sous les courriers, les relances sans prendre le temps de recontacter les mauvais payeurs (par exemple !).

Un peu de rigueur parfois venue de l’extérieur pour tout remettre au carré ne ferait pas de mal, n’est-ce pas ?

Information : l’exercice de la comptabilité est une activité réglementée qui est régie par l’Ordonnance 45-2138 du 19/9/1945. Il est précisé que les actes comptables ne peuvent pas être réalisés par quelqu’un d’autre qu’un…. comptable ! Le Comptable est en charge de la tenue des comptes. Il rassemble, coordonne et vérifie les données comptables. Il réalise les opérations de clôture et établit la liasse fiscale. Un acte comptable est (attention les gros mots arrivent)… : une imputation ou une codification d’une opération comptable ; comme la tenue de la comptabilité, l’accès au plan comptable, les bilans annuels et la vérification des comptes. Bref, on est comptable ou pas !

Une assistante en gestion administrative et comptable de type secrétaire indépendante, comme Madame Lucile, peut prendre en charge des missions comme les suivantes (cliquez-ici pour voir des exemples de prestations >>)

  • Saisir les devis et les factures (secrétaire commerciale)
  • Suivre les notes de frais
  • Pointer les relevés bancaires et préparer les envois au cabinet comptable
  • Trier et dater les factures pour les envois dématérialisés au cabinet comptable
  • Vérifier et relancer les impayés (clients et fournisseurs)
  • Gérer les éventuels litiges

Malgré la réglementation, il y a tout de même des tâches que vous pouvez déléguer à quelqu’un de compétent qui saura vous faire gagner du temps dans vos démarches et qui pourra devenir un véritable allié dans votre gestion. Le but est que rien ne vous échappe. Gardez tout sous contrôle en travaillant main dans la main avec une secrétaire indépendante.

Si vous vous posez des questions, n’hésitez pas à me contacter ou bien à contacter votre expert comptable pour lui demander précisément si ce projet est envisageable !

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer, n’hésitez pas à vous renseigner !

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aides aux entreprises suite au covid

Quelles aides aux entreprises suite à la Covid ?

Suite à la crise sanitaire qui touche la planète entière depuis plus d’un an, nombres de structures ont dû fermer leurs portes, en France et ailleurs… c’est tout un secteur qui se retrouve paralysé face à cette crise, un grand nombre de dirigeants ne peuvent pas faire travailler leurs salariés et enregistre un chiffre d’affaires nul. L’état débloque petit à petit un certains nombres d’aides que vous pouvez consulter sur le site du gouvernement.

Dans le cadre de l’assistance administrative que je propose grâce à mon entreprise Madame Lucile, secrétaire indépendante en Vendée, je peux vous aider à monter des dossiers de demandes d’aides. Il suffit de me confier les justificatifs nécessaires au montage de votre dossier et je m’occupe du reste (coût minimum horaire 35€ jusqu’à 50€ pour les dossiers basiques).

De plus, grâce à mon expérience en marketing et communication, je peux vous aider à mettre en place de nouveaux outils numériques pour vous aider au développement de votre structure. L’Etat met en place à partir de janvier 2021 un plan pour accompagner les entreprises vers le numérique, aide aux entreprises pour faciliter le e-commerce…

On peut se demander si nous serons à nouveau confinés, comment vont faire les commerces/restaurateurs qui ne peuvent pas ouvrir et qui ne sont pas visibles sur internet pour les clients.

Il est important malgré la situation de fermeture de garder le contact avec vos clients, de fédérer votre communauté autour de vous… En plus de garder vos clients sous le coude, cette situation d’échange virtuel vous permet de recevoir des marques de soutien, ce qui est motivant en cette période compliquée.

La décision vous appartient. Mais vous ne croyez pas que si des aides sont débloquées, vous devriez vous y intéresser ? Il n’y a pas de raison pour que vous ne puissiez pas en bénéficier : Un plan pour accompagner la numérisation des commerçants | economie.gouv.fr

Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :

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Secrétaire indépendante en Vendée

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante en Vendée car vous faîtes face à un surcroit de tâches administratives au sein de votre entreprise : votre collaboratrice, ou vous-même, êtes débordés, un membre de l’équipe est absent, ou bien vous n’avez pas de secrétaire et n’avez jamais délégué de tâches administratives.

secrétaire indépendante en Vendée
La secrétaire indépendante est une solution !

Après 10 ans de gestion administrative dans un établissement hôtelier, j’ai appris à planifier les tâches comme à gérer les imprévus. Quand on est chef d’entreprise, on est confronté à de multiples travaux administratifs qui peuvent facilement nous détourner de notre activité principale, nous prendre du temps et finalement risquent même de nous démotiver.

  • comptabilité courante : tri et rapprochements des factures, traitement et suivi clients, gestion des contrats fournisseurs
  • gestion salariale : recrutement, entretien d’embauche, DPAE, plannings mensuels et annualisation, congés payés
  • administratif : suivi de dossiers, saisie de courriers, paramétrage, inventaires
  • communication : mise à jour de vos documentations comme les flyers, cartes de visite, réalisation de produits dérivés
  • internet : animation et création de vos réseaux sociaux, mise à jour de votre site internet, gestion de avis en ligne (e-reputation)

Quelles soient lourdes ou récurrentes, prévisibles ou accidentelles, ces tâches sont véritablement chronophages pour vous. Il est temps de vous pencher sur la question de la secrétaire indépendante.

Avec Madame Lucile, secrétaire indépendante en Vendée, les prestations sont proposées à la carte, avec ou sans engagement. Vous restez maître de la situation : découvrez les avantages d’une secrétaire indépendante en lisant cet article >>

Relation de confiance, rigueur et réactivité : les maîtres-mots de la secrétaire indépendante pour 80% d’entre-vous.

Source : étude de marché Madame Lucile (2020)

Pour toutes ces raisons, j’ai souhaité créer mon entreprise de secrétariat indépendant en Vendée. Mon but étant de pouvoir vous assister, vous aider et vous permettre de gagner du temps en vous proposant de déléguer la partie administrative.

N’hésitez pas à me contacter pour tout complément d’information : 06 84 41 42 15.

Retrouvez toute l’actualité de Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille en Vendée, sur les réseaux sociaux :

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Quelles tâches administratives confier à une secrétaire indépendante ?

  • Vous êtes professionnel, une entreprise individuelle ou en libéral ;
  • Vous êtes gérant d’une tpe ou d’une pme ;
  • Vous êtes commerçant, artisan, restaurateur ;

Votre point commun ? vous êtes entrepreneur et n’avez pas de secrétaire dans votre équipe ou dans votre entourage ! Les tâches administratives sont chronophages et vous devez les délaisser afin de vous consacrer pleinement à votre activité principale.

Quelles tâches administratives pouvez-vous confier à une secrétaire indépendante ?

De part mon expérience en entreprise, je peux vous proposer la prise en charge de tâches administratives liées à la gestion de votre entreprise. Les missions sont variées mais peuvent s’adapter à tous types de structures :

  • Rédaction de courriers
  • Suivi de dossiers
  • Relances clients et fournisseurs, gestion de litiges et impayés
  • Dossier de subvention, demande d’aides diverses
  • Paramétrages logiciel (réservation et/ou boutique en ligne…)
  • Saisie des factures, suivi des paiements et rapprochements
  • Gestion des relances clients, litiges et retards de paiement
  • Saisie des encaissements, contrôles des relevés bancaires

D’autres tâches peuvent être également envisagées, elles sont souvent mises au second plan mais elles sont importantes pour l’image que véhicule votre entreprise :

  • Création et gestion de comptes de réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Linkedin,
  • Création et mise à jour de votre visibilité sur Google avec Google My Business,
  • Mise à jour de votre site internet
  • Gestion et réponses aux avis,
  • Paramétrages de boîte mail : création de réponses automatiques, création de mails-types, signatures personnalisées…
  • Création et mise en page de process (formation du personnel)
  • Création ou mise à jour de vos supports de communication : cartes de visite, tarifs, flyers…

Pour découvrir toutes les possibilités de tâches administratives, consultez la page Prestations du site >>

Il y a autant de possibilité qu’il y a des tâches à effectuer, n’hésitez pas à me contacter pour que nous puissions en parler !

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opportunité en entreprise

Et si on improvisait un peu ?

Plein de bons vœux, mais aucune résolution pour 2021 ; et si on improvisait un peu ?

Après une année d’inquiétude, de peur et de frustration en tout genre, on a beaucoup entendu qu’il était temps de se consacrer à l’essentiel, de se retrouver soi-même, de profiter des bons moments. Bien sûr lorsqu’on entreprend, il est difficile voire inconcevable d’être freiné dans ses projets de développement ; et cette situation est décevante.

Pourquoi ne pas faire simplement de chaque jour une nouvelle opportunité ?

Chacune des 365 journées de cette nouvelle année est une occasion, une opportunité de se rencontrer, de réaliser une envie, une bonne-action, un rêve… et surtout de provoquer de bons moments de convivialité (car on en a besoin !).

Je souhaite à toutes et tous une très belle nouvelle année 2021 : Plein de projets, plein d’entraide, plein de bonnes ondes ! Je suis très heureuse cette année de faire ma rentrée dans la cour des entrepreneurs avec Madame Lucile ! Merci pour vos précieux encouragements.

choisir un nom pour son projet d'entreprise

Quel nom pour mon entreprise ?

Comment trouve-t-on un nom pour son entreprise quand on a un projet de création ?

On peut facilement utiliser son nom et son prénom, surtout pour des professions libérales ou en tant qu’indépendant dans un domaine administratif. On peut aussi prendre ses initiales ou choisir une image qu’on apprécie et qui nous inspire.

Pour mon projet de création d’entreprise, je souhaitais trouver un nom d’entreprise qui me ressemble et qui me semble facile à mémoriser pour ma clientèle. Je n’avais pas particulièrement envie d’associer mon nom de famille civil avec mon entreprise, l’utilisation de mon prénom me paraissait un choix plus original…

Il faut que l’on s’en souvienne, que ça soit dans l’air du temps et de préférence convivial.

Les souvenirs de ma vie professionnelle passée m’ont beaucoup inspiré. Après des années à fréquenter une multitude de clients, je me suis souvenu d’une personne qui m’a beaucoup marqué. Il s’agit d’un client qui venait en tant que président d’association avec des familles venant de toute la France. Un client fidèle au capital sympathie énorme qui a toujours montré un grand respect envers mon travail et celui de l’équipe. Pendant des années, ce client m’a toujours appelé : Madame Lucile !

Quand ce souvenir est revenu à ma mémoire, après avoir ri, j’ai tout de suite imaginé ma carte de visite et mes flyers. Mes initiales y sont également présentes « L » et « M »… Ce nom m’a donc semblé évident pour mon projet de création d’entreprise.

Voilà comment est né le projet Madame Lucile !

contact madame lucile secretaire independante

Quels sont les avantages de Madame Lucile ?

avantages madame lucile secrétaire indépendante pour les entreprises

Grâce à mon expérience en gestion administrative en hôtellerie de plein-air principalement, j’ai pu acquérir diverses connaissances dans mon domaine professionnel. J’ai pu réaliser des activités très variées (comme celles précisées dans la rubrique prestations >>) ce qui me permet aujourd’hui de me positionner comme secrétaire indépendante polyvalente et flexible ; j’ai également appris à faire face aux imprévus (plannings, financiers…) et aux urgences, gérer des litiges…

Le métier de secrétaire indépendante n’est aujourd’hui pas réglementé. Aussi, je tiens à mettre en place un cadre bien précis afin que chacun y trouve son avantage.

J’ai créé la charte Madame Lucile (lien en cours) qui récapitule de façon transparente mes engagements vis-à-vis de vous : ce document regroupe mes axes de travail. Les conditions générales de vente sont également en ligne, elles seront accessibles à tout moment en un seul clic grâce à un QR CODE, et sera joint à chaque demande de devis (voir les CGV et mentions légales du site).

Parce que j’ai conscience qu’à distance vous ne pouvez pas contrôler le travail effectué, et parce que je comprends également qu’il ne soit pas facile de déléguer lorsqu’on est habitué à travailler seul… je vous adresserai aussi régulièrement que possible un décompte avec le détail des tâches effectuées et le nombre d’heures restant pour toute souscription à un forfait horaire.

La confiance est une valeur qui se gagne et je serai ravie de partager des moments d’entreprise avec chacun d’entre vous, quelle que soit l’importance de la mission que vous me confierez.

Madame Lucile se veut une entreprise transparente aussi bien sur son fonctionnement que sur ses prestations et tarifs, c’est la raison pour laquelle les informations sont indiquées clairement sur le site ainsi que sur mes supports de communication ; je souhaite aussi souvent que possible pouvoir communiquer avec vous et vous transmettre les informations sur le développement de mon entreprise de secrétariat indépendant d’où les liens vers les réseaux sociaux.

Mon étude de marché a clairement révélé l’importance d’une relation de confiance entre le client et le prestataire, chose à laquelle j’ai bien sûr déjà été confrontée dans ma vie professionnelle. Vous pourrez donc souscrire librement au contrat de prestation (en cours de création) avec un système de paiement mensuel.

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Quand faire appel à un soutien administratif ?

En tant que dirigeant d’une entreprise, avec ou sans salarié en charge, vous avez aujourd’hui de plus en plus de tâches administratives à gérer. En fonction des périodes de l’année, vous avez plus ou moins de temps à leur accorder et parfois dans des périodes charnières comme les périodes de bilans moins le temps de vous en occuper.

Vous avez besoin de soutien en administratif, pourquoi ne pas faire appel à une secrétaire indépendante ?

Certaines tâches peuvent vite devenir chronophages, nous avons tous aussi nos activités familiales et extra-professionnelles, et une pile de courriers délaissée sur un coin de bureau peut rapidement se faire oublier et créer des soucis supplémentaires !

Déléguer des tâches, c’est aussi pourquoi pas se permettre d’ouvrir les yeux sur sa gestion, avoir du soutien administratif d’une personne expérimentée et extérieure pour simplement se soulager ou envisager une réorganisation ou des changements.

Vous devez rester concentré sur votre activité principale, c’est la raison pour laquelle vous avez choisi d’entreprendre et de créer votre entreprise !

L’entreprenariat est une aventure fantastique, mais rester seul sans soutien administratif peut créer des freins à votre propre développement, à votre envie de nouveaux projets ou à l’inverse à vos envies de lâcher-prise. Grâce à la création de Madame Lucile, je souhaite pouvoir mettre à votre service mes compétences en gestion administrative dans le but de pouvoir vous soulager et que vous puissiez vous dédier à votre activité principale.

Il est important d’avoir quelqu’un sur qui compter et tous les chefs d’entreprise ne peuvent pas se permettre l’embauche d’une assistante administrative, soit parce que leurs locaux ne le permettent pas soit parce que la charge salariale serait trop importante. En faisant le choix d’une secrétaire indépendante comme Madame Lucile, vous gérez votre budget et votre temps en choisissant la formule qui vous convient.

Je suis à votre disposition pour répondre à vos questions, n’hésitez pas à me contacter :

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