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Et les avis client dans tout ça ?

70% des Français consultent les avis d’un établissement. Vous ne pouvez pas passer à côté de ça !

Vous êtes entrepreneurs ? Est-ce que vous sollicitez vos clients pour déposer des avis ? Non… manque d’envie, manque de temps : vous pouvez donner toutes les raisons que vous voulez, il y en a une à ne pas oublier : ce n’est tout simplement pas votre métier. Vous avez du travail chez vos clients, dans votre commerce, il est normal que vous n’ayez pas de temps à consacrer à la collecte et la gestion de vos avis;

La e-reputation fait partie de la communication autour de votre entreprise. Si les clients que vous avez servi sont satisfaits, ils seront ravis de partager leur expérience. Le tout étant de leur permettre de le faire facilement et rapidement. Ils sont encore peu nombreux à écrire leur satisfaction spontanément car parfois ils ne savent pas où mettre un message… Différents outils très simples et surtout gratuits peuvent être mis en place.

Si ce sujet vous interroge, vous pouvez me contacter pour faire le point sur ce qui serait adapté à votre activité. Confiez-moi la mise en place de la collecte/gestion de vos prochains avis clients.

En tant que secrétaire indépendante, je propose mes compétences en gestion administrative au service des professionnels :

  • de la mission ponctuelle au contrat de prestation de services !
  • en télétravail ou en entreprise !

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A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?

Quand j’ai créé mon entreprise de secrétariat pour les professionnels Madame Lucile, il y a 3 ans, j’ai tout de suite compris qu’il fallait que je mette en valeur ma capacité d’adaptation et ma polyvalence. Mon expérience de près de 10 ans comme responsable de réception en hôtellerie de plein-air et puis comme assistante de direction m’a clairement permis d’acquérir toutes ces capacités.

Aujourd’hui, je sais que je peux proposer aux entreprises mes services de couteau-suisse en administratif et en communication !
◽️De la simple rédaction de courrier
◽️Du suivi de dossier
◽️De l’organisation avec le cabinet comptable
◽️De la préparation de bilan
◽️De la gestion de litige
◽️Du suivi clients et fournisseurs
◽️Du pointage et rapprochements bancaires
◽️De la mise à jour de site internet
◽️De la mise à jour de réseaux sociaux
◽️De la gestion des avis clients
◽️De la création de visuels de communication
◽️De l’organisation de planning
◽️De la mise en place d’affichage obligatoire

J’ai également la possibilité de vous proposer des prestations d’accompagnement en communication suite à quelques formations réalisées au cours de mes années de salariat, ainsi que par la suite. J’ai à coeur que vous puissiez faire connaître vos services à vos clients et potentiels clients. A quoi ça sert de faire du bon boulot si personne ne le sait !?

Contactez-moi pour en savoir plus sur mes prestations !

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Qu’en est-il de mon expérience en cabinet comptable ?

Assistante administrative depuis de nombreuses années, j’ai toujours souhaité faire tout mon possible et mettre toutes mes compétences au service de l’entreprise dans laquelle je travaille. Pour ce faire, j’ai toujours été favorable aux rencontres, aux séminaires et aux formations, pour être plus performante. Depuis que je suis à mon compte, c’est à dire juste un an, j’ai vite compris qu’il était important de développer mes connaissances dans un domaine que je ne maîtrisais pas à savoir la comptabilité.

Depuis le printemps 2021, j’ai entrepris une formation d’assistante comptable de niveau 1. Le but pour moi étant de mieux répondre aux besoins de mes clients et futurs clients, en particulier dans le milieu de l’artisanat.

Cette formation me permettra de découvrir les impératifs à mettre en place en entreprise pour une bonne communication avec le cabinet comptable.

Mais la théorie n’est rien sans la pratique ! et il me fallait absolument découvrir la vie en cabinet comptable depuis l’intérieur. Après quelques recherches et grâce à la collaboration du cabinet Belle et Dhaine aux Sables d’Olonne, nous avons pu mettre en place un stage afin que je puisse découvrir leur quotidien au cabinet.

Lors de ce stage en cabinet comptable, différentes tâches m’ont été confiées : la saisie de factures fournisseurs au journal comptable mais également la saisie des relevés bancaires nécessaire au pointage. J’ai également eu la chance de me voir confier le dossier d’un entrepreneur avec un an de factures et relevés à saisir. L’important pour moi était de bien comprendre la mécanique d’enregistrement comptable au journal comptable afin de savoir :

  • quels sont les pièges à éviter en gestion d’entreprise : les retards de traitement, les erreurs de facturation, les impayés ;
  • quels outils à mettre en place en entreprise : tri et organisation des factures, pointage, logiciels de gestion…
  • pour faciliter les échanges avec le cabinet comptable
  • pour faciliter l’organisation au sein de la structure

Ma formation à distance pour le niveau ASCA-E1 m’a permis d’envisager la théorie de façon plus sereine en travaillant sur les enregistrements et sur logiciel, mais le stage lui m’a permis de me conforter dans le choix d’avoir choisi cette formation et d’apprendre des choses concrètes pour être utile à mes clients.

Sur mon expérience en cabinet comptable, je dirais qu’elle a été très bénéfique : elle m’a confirmé qu’une bonne gestion d’entreprise ne s’improvise pas.

Dans notre vie d’entrepreneur.e, nous oublions parfois l’importance d’une gestion structurée pour se soulager mentalement et pour faciliter la gestion comptable de notre structure. Il est clair que certains corps de métier ne valorisent pas le fait de rester au bureau pour gérer ses papiers et concrètement quelques petits retards accumulés peuvent devenir très embêtant voire même très coûteux !

Reste à passer la certification en janvier 2022, et pourquoi pas le niveau 2 par la suite (affaire à suivre)…

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Comment organiser le temps d’une secrétaire indépendante ?

Il y a bientôt 1 an que Madame Lucile, secrétaire indépendante, existe. Mon but lors de ma création d’entreprise était de pouvoir mettre au service des entreprises sans assistante administrative, mes compétences en secrétariat général.

J’ai découvert que finalement, mes compétences variées comme ma polyvalence et mon sens de l’adaptation pouvaient également compléter une équipe déjà en place ou venir renforcer un bureau associatif ! C’est une riche expérience !

Comment organiser le temps de travail d’une secrétaire ?

L’avantage des prestations de services c’est que tout est modulable, c’est un système libre entre l’entrepreneur et moi. Le but est, lors d’un premier entretien, de pouvoir échanger sur les besoins de l’entreprise ; déterminer quelles sont les priorités et établir le devis. C’est la grosse différence avec le fait d’embaucher un.e salarié.e.

Toutes mes prestations sont réalisées après signature d’un devis (conditions générales en ligne sur le site). Je tiens à être très transparente sur ma façon de travailler et rester aussi réactive que possible lors des demandes de missions. Dans mon organisation interne, je donne quand même une priorité aux contrats de prestations de services pour lesquels nous contractons l’un et l’autre un engagement dans la durée ; mais volontairement je garde toujours du temps pour les imprévus et les missions de dernière minute.

Ceci me permet également de pouvoir gérer ma propre gestion d’entreprise car on ne peut pas être au four et au moulin !

Côté entreprise, mes forfaits en renfort administratif sont découpés en terme de temps :

  • FORFAIT SEMAINE 4 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois :
    • idéal sur un temps fort ponctuel, rédaction de mails types, paramétrage de boîte mail…
  • FORFAIT SEMAINE 8 HEURES que l’on peut utiliser en plusieurs fois également :
    • idéal sur les rédactions diverses et suivi de dossiers plus importants…
  • FORFAIT MOIS 12 HEURES très intéressant pour les petites structures :
    • il me permet de venir sur place une matinée par semaine environ (ex : 9h30-12h30) pour gérer les mails, le courrier à trier, la facturation, l’envoi du courrier…
  • FORFAIT MOIS 24 HEURES plus intéressant en terme de taux horaire :
    • il me permet d’intervenir 2 jours par semaine (ex : 10h-13h/14h-17h) lors de l’envoi des factures au comptable ou des déclarations des heures des salariés, je peux également assurer une permanence téléphonique en entreprise pour que le chef d’entreprise soit moins sollicité…

Il y a autant de possibilités qu’il y a de tâches à effectuer.

Madame Lucile

Je suis ouverte à la possibilité de moduler le nombre d’heures. Par exemple, si votre entreprise a un gros dossier à gérer en urgence avant une fermeture pour congés, et que parallèlement j’ai de la place au planning : je peux m’adapter et venir plus de deux jours la même semaine. Le dossier est bouclé et le départ en vacances est plus serein !

Bref, pour organiser le temps de travail d’une secrétaire indépendante, il faut déjà lui consacrer un peu de temps pour un rendez-vous bilan. Etudiez aussi de votre côté les tâches administratives que vous souhaitez confier en priorité.

Un grand nombre d’entrepreneurs n’osent pas franchir le cap car ils se sentent capables de gérer leur entreprise… Voir mon article sur le pro et le perso. Je suis là pour renforcer l’efficacité de votre gestion d’entreprise. Je suis une assistante, une collaboratrice qui va se charger de ce qui vous fait perdre du temps et de l’énergie afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre corps de métier.

N’hésitez pas à me contacter au 06 84 41 42 15 ou via la rubrique Contact pour envoyer directement un email :

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Qu’est ce que le contrat de prestation de services ?

Madame Lucile, secrétaire indépendante à Landevieille, propose des missions ponctuelles pour les professionnels et les entreprises ainsi que des contrats de prestation de services.

Chaque structure a ses propres besoins et aujourd’hui il est essentiel de pouvoir s’adapter à chacune de vos demandes. Pour des missions courtes, ponctuelles, la simple validation du devis suffit à déclencher le début de ma mission : création d’un emailing (1h), saisie de fichiers clients (4h), rédaction de mails-types (4h)… Dans ces cas-là, la signature d’un contrat de prestation de services n’est pas nécessaire. La facture est adressée en fin de mission afin de la clôturer.

Pour les missions plus longues et récurrentes, comme la mise en place d’une page Facebook avec publications régulières ou l’envoi d’emails clients, le suivi des paiements clients et la relance ; le forfait proposé peut être mensuel. Afin d’être le plus transparente possible sur les conditions et l’engagement entre Madame Lucile et votre entreprise, j’ai souhaité mettre en place un contrat de prestation de services qui reprend toutes les informations essentielles à la bonne réalisation de ma mission et au respect de notre engagement mutuel. Ce document précise par exemple les modalités d’exécution du contrat ; la possibilité, en cas d’empêchement pour raisons personnelles, d’avoir recours à un sous-traitant afin d’assurer la mission, les modalités de paiement, la durée de mission, les obligations légales, la confidentialité…

Vous l’avez fait remarqué lors de mon enquête au moment de la création de mon entreprise de secrétariat : la confiance est un atout clé de notre relation ! Et j’ajouterai que la confiance se construit et grandit au fur et à mesure !

Concernant les modalités de paiement du contrat de prestation de services, le but est de permettre à votre entreprise de budgétiser la mission et d’en faciliter le paiement en mettant en place un échéancier mensuel. Ceci permet d’éviter d’avoir une grosse facture en fin de mission, et surtout il assure à ma petite entreprise un revenu régulier afin de payer mes charges !

Cliquez-ici pour lire le document contrat de prestation de services de secrétaire indépendante Madame Lucile >>

J’espère que cet article pourra vous éclairer sur ma manière de travailler. Madame Lucile a de plus en plus de clients réguliers que je mettrai prochainement en lumière sur le site et les réseaux sociaux dans la rubrique « ils me font confiance ».

N’hésitez pas à me contacter, même si vous n’êtes qu’en réflexion sur la possibilité d’externaliser des tâches… Pensez à vous dégager du temps en me confiant ce qui vous éloigne de votre cœur de métier !

appelez-moi au 06 84 41 42 15 !

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Qu’est ce que la formation ASCA E1 ?

Afin de mieux répondre à la demande de ma clientèle, j’ai décidé de bénéficier de mes droits à la formation cumulés pendant mes années de salariat. En effet, lors qu’on est salarié, on cotise chaque mois sur ses cotisations salariales pour le droit à la formation. Pour savoir si vous avez des droits à la formation, connectez-vous directement sur le site MON COMPTE FORMATION.

En étudiant les besoins de mes clients et futurs clients, j’ai constaté que malgré mes diverses compétences et ma polyvalence en secrétariat, il me manquait un petit plus pour valoriser mes capacités en assistance administrative et secrétariat indépendant.

Aujourd’hui, je suis inscrite en formation ASCA-E1 : Administration des ventes, des achats et des règlements de la PME. Grâce à ce module de 140 heures, je serai à même de vous proposer de façon officielle des prestations d’assistante comptable et administrative. Le programme proposé par le centre de formation comporte les modules suivants :

  • Utiliser le schéma de construction des documents comptables
  • Comptabiliser les factures fournisseurs
  • Comptabiliser les écritures liées aux salaires
  • Calculer les échéances d’un emprunt
  • Comptabiliser les écritures de trésorerie
  • Comptabiliser les écritures liées aux subventions

Dans un précédent article, je vous parlais de ce rapport entre le secrétariat et la comptabilité ; il y a une réglementation très stricte à ce sujet (lien vers l’article >>) et les tâches d’une assistante administrative ne sont pas les mêmes qu’une assistance comptable, il faut être vigilant et ne pas risquer de tomber dans l’exercice illégal de la comptabilité !

Grâce à cette formation et en accord avec votre Expert-Comptable, je pourrais vous proposer officiellement des prestations liées à ces tâches :

  • facturation et devis
  • rapprochements
  • saisie comptable
  • déclaration de TVA
  • déclaration acompte IS
  • …

En attendant, je reste à votre disposition pour toute demande en soutien administratif et communication. Nous vous laissez pas déborder par les tâches administratives, concentrez-vous sur votre activité principale et déléguez à une secrétaire indépendante !

Il y a autant de possibilité qu’il y a de tâches à effectuer !

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Faut-il être présent sur les réseaux sociaux ?

Selon l’INSEE en 2017, 4 entreprises sur 10 sont sur les réseaux sociaux. Aujourd’hui, on le sait, on le dit : tout le monde est sur les réseaux sociaux :

  • de la personne qu’on aurait cru dépassée par la technologie qui s’est adaptée ;
  • du jeune étudiant qui a créé un groupe Facebook pour parler de son projet avec ses amis ;
  • de la fan de mode qui publie ses looks tous les jours sur Instagram,
  • au surfeur qui filme ses exploits sur les vagues pour poster ses montages sur Youtube,
  • au chef d’entreprise qui grâce à son équipe marketing communication assure sa visibilité sur internet…

Tout le monde a sa place sur les réseaux sociaux. Quelque soit la taille de votre structure et les produits ou services que vous vendez, vous pouvez être visible sur internet et vous faire connaître grâce aux réseaux sociaux.

L’avantage !? Pas besoin de dépenser des centaines d’euros en stratégie marketing ou en outils numériques.

Gérer votre présence sur les réseaux sociaux.

Pour être présent sur les réseaux sociaux :

  • il faut créer un compte,
  • créer une page entreprise ou un profil pro,
  • indiquer vos informations : nom, produits et services, tarifs, horaires, contact, accès…
  • mettre une photo de profil (de bonne qualité !) et un logo

Le but !? Créer une communauté et leur communiquer des informations sur votre entreprise. Ensuite, vous pourrez développer votre communication en diffusant des actualités liées à votre activité, des promotions, des mises à jour, des informations et des partenariats par exemple.

Il est très important d’uniformiser votre image sur les réseaux où vous êtes présent. Ne soyez pas bleu sur un réseau et vert sur un autre ; ne laissez pas de vieilles informations sur l’un et ne mettre à jour que l’autre. Pour que vos clients s’y retrouvent, vous reconnaissent et détectent la fiabilité des informations qu’ils trouvent : soyez à jour ! Il en va de votre image et de la qualité de votre communication.

Aussi, quand on créé son établissement sur les réseaux sociaux, on souhaite s’inscrire partout pour être « plus facile à trouver », mais quand on est partout on risque d’être nulle part !

Il ne sert à rien d’être là où vos clients ne vous cherchent pas : vous risquez de vous démotiver par la quantité d’informations à mettre à jour à chaque fois. Essayez de vous positionner sur des réseaux sociaux que vous aimez utiliser, et sur lesquels vous trouver des concurrents. Ainsi vous gardez la main sur votre communication sur les réseaux sociaux.

Bien sûr, il y a des incontournables. Aujourd’hui, les réseaux sociaux fonctionnent comme de véritables moteurs de recherche et il est important d’y être présent et actifs… et de mettre à jour les informations liées à son activité professionnelle !

Si ce monde virtuel vous paraît trop étranger, n’hésitez pas à vous faire conseiller… Mais gardez à l’esprit que tout n’est pas payant, tout n’est pas sujet à publicité et abonnement, car il y a déjà beaucoup de possibilités avec des outils simplement gratuits !

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aides aux entreprises suite au covid

Quelles aides aux entreprises suite à la Covid ?

Suite à la crise sanitaire qui touche la planète entière depuis plus d’un an, nombres de structures ont dû fermer leurs portes, en France et ailleurs… c’est tout un secteur qui se retrouve paralysé face à cette crise, un grand nombre de dirigeants ne peuvent pas faire travailler leurs salariés et enregistre un chiffre d’affaires nul. L’état débloque petit à petit un certains nombres d’aides que vous pouvez consulter sur le site du gouvernement.

Dans le cadre de l’assistance administrative que je propose grâce à mon entreprise Madame Lucile, secrétaire indépendante en Vendée, je peux vous aider à monter des dossiers de demandes d’aides. Il suffit de me confier les justificatifs nécessaires au montage de votre dossier et je m’occupe du reste (coût minimum horaire 35€ jusqu’à 50€ pour les dossiers basiques).

De plus, grâce à mon expérience en marketing et communication, je peux vous aider à mettre en place de nouveaux outils numériques pour vous aider au développement de votre structure. L’Etat met en place à partir de janvier 2021 un plan pour accompagner les entreprises vers le numérique, aide aux entreprises pour faciliter le e-commerce…

On peut se demander si nous serons à nouveau confinés, comment vont faire les commerces/restaurateurs qui ne peuvent pas ouvrir et qui ne sont pas visibles sur internet pour les clients.

Il est important malgré la situation de fermeture de garder le contact avec vos clients, de fédérer votre communauté autour de vous… En plus de garder vos clients sous le coude, cette situation d’échange virtuel vous permet de recevoir des marques de soutien, ce qui est motivant en cette période compliquée.

La décision vous appartient. Mais vous ne croyez pas que si des aides sont débloquées, vous devriez vous y intéresser ? Il n’y a pas de raison pour que vous ne puissiez pas en bénéficier : Un plan pour accompagner la numérisation des commerçants | economie.gouv.fr

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Secrétaire indépendante en Vendée

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire indépendante en Vendée car vous faîtes face à un surcroit de tâches administratives au sein de votre entreprise : votre collaboratrice, ou vous-même, êtes débordés, un membre de l’équipe est absent, ou bien vous n’avez pas de secrétaire et n’avez jamais délégué de tâches administratives.

secrétaire indépendante en Vendée
La secrétaire indépendante est une solution !

Après 10 ans de gestion administrative dans un établissement hôtelier, j’ai appris à planifier les tâches comme à gérer les imprévus. Quand on est chef d’entreprise, on est confronté à de multiples travaux administratifs qui peuvent facilement nous détourner de notre activité principale, nous prendre du temps et finalement risquent même de nous démotiver.

  • comptabilité courante : tri et rapprochements des factures, traitement et suivi clients, gestion des contrats fournisseurs
  • gestion salariale : recrutement, entretien d’embauche, DPAE, plannings mensuels et annualisation, congés payés
  • administratif : suivi de dossiers, saisie de courriers, paramétrage, inventaires
  • communication : mise à jour de vos documentations comme les flyers, cartes de visite, réalisation de produits dérivés
  • internet : animation et création de vos réseaux sociaux, mise à jour de votre site internet, gestion de avis en ligne (e-reputation)

Quelles soient lourdes ou récurrentes, prévisibles ou accidentelles, ces tâches sont véritablement chronophages pour vous. Il est temps de vous pencher sur la question de la secrétaire indépendante.

Avec Madame Lucile, secrétaire indépendante en Vendée, les prestations sont proposées à la carte, avec ou sans engagement. Vous restez maître de la situation : découvrez les avantages d’une secrétaire indépendante en lisant cet article >>

Relation de confiance, rigueur et réactivité : les maîtres-mots de la secrétaire indépendante pour 80% d’entre-vous.

Source : étude de marché Madame Lucile (2020)

Pour toutes ces raisons, j’ai souhaité créer mon entreprise de secrétariat indépendant en Vendée. Mon but étant de pouvoir vous assister, vous aider et vous permettre de gagner du temps en vous proposant de déléguer la partie administrative.

N’hésitez pas à me contacter pour tout complément d’information : 06 84 41 42 15.

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Quelles tâches administratives confier à une secrétaire indépendante ?

  • Vous êtes professionnel, une entreprise individuelle ou en libéral ;
  • Vous êtes gérant d’une tpe ou d’une pme ;
  • Vous êtes commerçant, artisan, restaurateur ;

Votre point commun ? vous êtes entrepreneur et n’avez pas de secrétaire dans votre équipe ou dans votre entourage ! Les tâches administratives sont chronophages et vous devez les délaisser afin de vous consacrer pleinement à votre activité principale.

Quelles tâches administratives pouvez-vous confier à une secrétaire indépendante ?

De part mon expérience en entreprise, je peux vous proposer la prise en charge de tâches administratives liées à la gestion de votre entreprise. Les missions sont variées mais peuvent s’adapter à tous types de structures :

  • Rédaction de courriers
  • Suivi de dossiers
  • Relances clients et fournisseurs, gestion de litiges et impayés
  • Dossier de subvention, demande d’aides diverses
  • Paramétrages logiciel (réservation et/ou boutique en ligne…)
  • Saisie des factures, suivi des paiements et rapprochements
  • Gestion des relances clients, litiges et retards de paiement
  • Saisie des encaissements, contrôles des relevés bancaires

D’autres tâches peuvent être également envisagées, elles sont souvent mises au second plan mais elles sont importantes pour l’image que véhicule votre entreprise :

  • Création et gestion de comptes de réseaux sociaux : Facebook, Instagram, Linkedin,
  • Création et mise à jour de votre visibilité sur Google avec Google My Business,
  • Mise à jour de votre site internet
  • Gestion et réponses aux avis,
  • Paramétrages de boîte mail : création de réponses automatiques, création de mails-types, signatures personnalisées…
  • Création et mise en page de process (formation du personnel)
  • Création ou mise à jour de vos supports de communication : cartes de visite, tarifs, flyers…

Pour découvrir toutes les possibilités de tâches administratives, consultez la page Prestations du site >>

Il y a autant de possibilité qu’il y a des tâches à effectuer, n’hésitez pas à me contacter pour que nous puissions en parler !

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